Vad är
RFQ
Kallas aven: prisförfrågan, offertförfrågan
En RFQ (Request for Quotation) är en formell prisförfrågan där en köpare eller upphandlande myndighet ber leverantörer att ange pris på väldefinierade varor eller tjänster. Till skillnad från en RFP (Request for Proposal), där leverantören föreslår en lösning, fokuserar en RFQ enbart på prissättning. Det gör den till ett av de mest rättframma upphandlingsverktygen.
Hur fungerar en RFQ?
Köparen utarbetar ett dokument som beskriver exakt vad som ska anskaffas, inklusive mängder, specifikationer, leveranstider och andra relevanta villkor. Dokumentet skickas till ett urval leverantörer som bjuds in att lämna pris. Efter sista inlämningsdag granskar köparen samtliga offerter och väljer normalt den leverantör som erbjuder bäst pris.
Inom EU/EES är RFQ inte ett formellt förfarande enligt direktiv 2014/24/EU, som definierar öppna, selektiva och förhandlade förfaranden för kontrakt över EU:s tröskelvärden. RFQ:er används vanligast för upphandlingar under tröskelvärdena som regleras av nationell lagstiftning, även om EU-fördragets principer om öppenhet och likabehandling alltjämt gäller.
När bör en RFQ användas?
En RFQ passar bäst när:
- Kraven är tydligt definierade: Specifikationerna är tillräckligt detaljerade för att leverantörerna bara behöver ange pris, inte föreslå en lösning
- Pris är det primära kriteriet: Utvärderingen fokuserar på kostnad snarare än viktade tilldelningskriterier som balanserar kvalitet och pris
- Varor eller tjänster är standardiserade: Produkterna är jämförbara mellan leverantörer, vilket gör det enkelt att utvärdera offerterna mot varandra
För mer komplexa upphandlingar som kräver skräddarsydda lösningar är en RFP med tillhörande upphandlingsdokument mer lämplig.
Verktyg som Cobrief kan hjälpa leverantörer att upptäcka prisförfrågningar och andra offentliga upphandlingar tidigt, så att de hinner utarbeta konkurrenskraftiga anbud.
En RFQ är med andra ord ett effektivt sätt att inhämta konkurrerande priser på väldefinierade behov, oavsett om det gäller en upphandling under tröskelvärdet eller ett större privat inköp.