Vad är
RFP
Kallas aven: anbudsförfrågan, Request for Proposal
En RFP (Request for Proposal) är en formell förfrågan där en köpare eller upphandlande myndighet bjuder in leverantörer att skicka in detaljerade lösningsförslag för en viss vara eller tjänst. Till skillnad från en enkel prisförfrågan utvärderas förslagen utifrån flera kriterier, som kvalitet, tillvägagångssätt och pris. Begreppet används brett internationellt och inom svensk näringsliv, särskilt inom IT och rådgivning.
Hur fungerar en RFP?
Processen startar med att köparen utarbetar ett RFP-dokument som beskriver behov, omfattning, krav och utvärderingskriterier. Leverantörerna får sedan en tidsfrist för att skicka in sina förslag. Ett typiskt RFP-dokument innehåller:
- Behovsbeskrivning: Vad köparen vill uppnå
- Omfattning och krav: Tekniska och funktionella specifikationer
- Utvärderingskriterier: Hur förslagen kommer att bedömas och viktas
- Tidsplan: Viktiga datum för frågor, inlämning och beslut
- Avtalsvillkor: Rambetingelser för avtalet
Det som skiljer en RFP från en ren prisförfrågan (RFQ) är att leverantörerna uppmuntras att föreslå egna lösningar, inte bara prissätta en färdig specifikation.
RFP i svensk offentlig upphandling
LOU och EU-direktiv 2014/24/EU använder inte begreppet "RFP". I stället definieras formella förfaranden som öppet förfarande, selektivt förfarande och förhandlat förfarande. Upphandlingsdokumenten fyller en liknande funktion som det privata näringslivet kallar RFP.
Förfaranden som konkurrenspräglad dialog ligger särskilt nära RFP-konceptet, eftersom leverantörerna bjuds in att föreslå lösningar snarare än att svara på rigida specifikationer. Verktyg som Cobrief kan hjälpa leverantörer att hitta relevanta utlysningar, oavsett om de kallas RFP, anbud eller upphandling, och bedöma vilka som är värda att satsa på.
En RFP handlar i grunden om att hitta den bästa lösningen, inte bara den billigaste. Genom att bjuda in leverantörer att föreslå egna tillvägagångssätt får köparen tillgång till innovation och expertis som en rigid kravspecifikation ensam inte skulle fånga upp.