RFI

En RFI (Request for Information), eller informationsförfrågan, är ett skriftligt dokument där en upphandlande myndighet ber potentiella leverantörer om information innan en upphandling formellt annonseras. En RFI är inte en del av själva upphandlingsförfarandet. Den är ett verktyg för att kartlägga marknaden och förbereda bättre inköp.

Hur fungerar en RFI?

En RFI skickas typiskt till ett brett urval leverantörer med standardiserade frågor om kapacitet, lösningar och erfarenheter. Tänk på det som en strukturerad marknadsundersökning: köparen beskriver sina behov på en övergripande nivå och ber leverantörerna svara skriftligt. Svaren används för att utforma bättre kravspecifikationer och upphandlingsdokument, inte för att välja en vinnare.

Enligt artikel 40 i EU-direktiv 2014/24/EU får upphandlande myndigheter konsultera marknaden innan ett förfarande inleds, förutsatt att processen inte snedvrider konkurrensen eller strider mot principerna om icke-diskriminering och öppenhet.

RFI, RFP och RFQ: vad är skillnaden?

En RFI är en av flera förfråganstyper i upphandlingscykeln:

• RFI (Request for Information): Inhämtar generell information och marknadsinsikt. Används tidigt i processen.
• RFP (Request for Proposal): Begär detaljerade lösningsförslag med priser. Används när behovet är definierat.
• RFQ (Request for Quotation): Begär prisuppgifter för specificerade varor eller tjänster. Används när kraven är tydliga.

En RFI kommer alltså före RFP och RFQ i inköpsprocessen och hjälper köparen att definiera vad som faktiskt bör upphandlas.

Varför bör leverantörer svara på en RFI?

Att svara på en RFI ger leverantörer möjlighet att synliggöra sin kompetens och påverka framtida krav. Upphandlande myndigheter kommer ofta ihåg vilka som gav genomtänkta svar, vilket kan ge ett försprång när det formella upphandlingsförfarandet annonseras. Verktyg som Cobrief kan uppmärksamma leverantörer på nya RFI:er, så att de inte missar viktiga möjligheter till tidig dialog.

En RFI är ett viktigt led i god marknadsdialog och ger både köpare och leverantörer bättre förutsättningar för en lyckad upphandling.