option

En option i offentlig upphandling är en avtalad rätt, men inte skyldighet, för den upphandlande myndigheten att förlänga ett kontrakt eller beställa tilläggsleveranser på villkor som fastställts i förväg. Optioner ger flexibilitet att anpassa kontraktet efter förändrade behov, utan att behöva genomföra ett helt nytt upphandlingsförfarande.

Hur fungerar en option?

En option byggs in i upphandlingsdokumenten och kontraktet redan innan upphandlingen annonseras. Exempelvis kan en kommun teckna ett treårigt avtal om städtjänster med option på ett plus ett års förlängning. Om kommunen är nöjd med leveransen kan den välja att utnyttja optionen, men den är inte skyldig att göra det.

Leverantören å sin sida är bunden av optionsvillkoren. Enligt EU-direktiv 2014/24/EU, artikel 72(1)(a), betraktas optioner som tillåtna kontraktsändringar så länge de angetts i de ursprungliga upphandlingsdokumenten i klara, precisa och otvetydiga formuleringar och inte ändrar kontraktets övergripande karaktär.

Viktiga regler för optioner

• Optioner måste framgå av upphandlingsdokumenten -- de kan inte läggas till i efterhand
• Optionens värde ska medräknas i det totala kontraktsvärdet vid beräkning av tröskelvärden enligt LOU
• Optionsperioden räknas in i kontraktets totala löptid -- ett tvåårigt kontrakt med två års option är ett fyraårigt kontrakt
• Ramavtal får som huvudregel inte löpa längre än fyra år inklusive optioner
• En utgången option ger ingen rätt att fortsätta köpa -- detta kan utgöra en otillåten direktupphandling

Verktyg som Cobrief kan hjälpa leverantörer att hålla koll på kontraktstider och nya möjligheter när optioner närmar sig sin förfallodag.

En option är ett viktigt element i kontraktsstrategin som gynnar båda parter. För den upphandlande myndigheten innebär det möjlighet att fortsätta en välfungerande affärsrelation, medan leverantören får utsikten till ett längre kundförhållande, dock utan garanti för att optionen faktiskt utnyttjas.