Vad är en
kravspecifikation
Kallas aven: teknisk specifikation, behovsspecifikation
En kravspecifikation är ett dokument som beskriver exakt vad en upphandlande myndighet vill köpa i en upphandling. Det är ett av de viktigaste dokumenten i en upphandlingsprocess, eftersom det talar om för potentiella leverantörer exakt vad de måste leverera för att vinna kontraktet.
Hur fungerar en kravspecifikation?
En kravspecifikation inom offentlig upphandling i Sverige styrs av LOU, som ställer krav på att tekniska specifikationer ska formuleras i termer av prestanda eller funktionskrav. En bra kravspecifikation innehåller vanligtvis:
- Obligatoriska krav (ska-krav) som leverantören måste uppfylla
- Mervärdeskriterier (bör-krav) som ger extra poäng vid utvärderingen
- Tekniska specifikationer och standarder som ska följas
- Eventuella krav på dokumentation och testning
Exempelvis kan obligatoriska krav vid köp av kontorsmöbler vara att stolarna ska tåla 120 kg och ha fem års garanti, medan mervärdeskriterier kan vara att möblerna är tillverkade av återvunnet material.
Hur skapar man en bra kravspecifikation?
En effektiv kravspecifikation bör vara:
- Tydlig och konkret, utan vaga formuleringar
- Mätbar, krav som kan utvärderas objektivt
- Relevant, varje krav ska fylla ett syfte
- Proportionerlig, i proportion till upphandlingens värde och komplexitet
Det är också viktigt att genomföra en tidig dialog med marknaden innan kravspecifikationen fastställs. Upphandlingsmyndigheten rekommenderar detta som god praxis, då det ger insikt i vad marknaden kan leverera och hjälper till att undvika orealistiska krav.
Moderna verktyg som Cobrief kan hjälpa till att analysera kravspecifikationer, vilket ökar chanserna för lyckade upphandlingar och minskar risken för överprövning.
En väl utformad kravspecifikation är grunden för en framgångsrik upphandling. Den säkerställer att den upphandlande myndigheten får den vara eller tjänst den faktiskt behöver, samtidigt som leverantörerna får likvärdiga konkurrensvillkor. Ju tydligare kraven formuleras, desto enklare blir det att utvärdera anbuden och välja rätt leverantör.