kontraktsförvaltare

En kontraktsförvaltare är den person som tar över ansvaret för ett kontrakt efter att det har undertecknats mellan den upphandlande myndigheten och leverantören. Medan kontraktstilldelningen markerar starten på ett samarbete är det kontraktsförvaltaren som säkerställer att avtalet faktiskt fungerar i praktiken genom hela kontraktsperioden.

Hur fungerar rollen som kontraktsförvaltare?

När ett upphandlingsförfarande är avslutat och kontraktet undertecknat övergår ansvaret från upphandlaren till kontraktsförvaltaren. Processen inleds vanligtvis med ett uppstartsmöte där leverantör, beställare och relevanta intressenter går igenom avtalet och fördelar ansvar. Kontraktsförvaltaren utarbetar sedan en riskbedömning för att identifiera områden som kräver tät uppföljning.

I det dagliga arbetet kontrollerar kontraktsförvaltaren att leverantören levererar rätt kvalitet i rätt tid, hanterar avvikelser och reklamationer, och ser till att slutanvändarna inom organisationen har fått nödvändig utbildning. Vid ramavtal kan detta även innebära att samordna avrop och säkerställa att beställningar följer avtalsvillkoren.

Varför är kontraktsförvaltaren viktig?

Effektiv kontraktsförvaltning är avgörande för att realisera värdet av en upphandling. Utan systematisk uppföljning riskerar den upphandlande myndigheten att få leveranser som inte motsvarar det som avtalats, vilket enligt EU-direktiv 2014/24/EU (artikel 72) kan utgöra en otillåten kontraktsändring om ändringarna är väsentliga.

Viktiga ansvarsområden för kontraktsförvaltaren:

• Kontrollera att leveranser överensstämmer med kravspecifikationen och kontraktsvillkoren
• Följa upp krav på arbetsrättsliga villkor, arbetsmiljö och sociala hänsyn
• Hantera avvikelser, reklamationer och eskalering vid behov
• Dokumentera erfarenheter som kan användas i framtida upphandlingar
• Säkerställa att eventuella ändringar i kontraktet sker inom regelverkets ramar

Verktyg som Cobrief kan hjälpa leverantörer att hålla koll på kontraktsfrister och leveranskrav, så att samarbetet med den upphandlande myndigheten blir så effektivt som möjligt.

EU-kommissionens ProcurCompEU-ramverk erkänner kontraktsförvaltning som ett av kärnkompetensområdena för upphandlare. I Sverige har Upphandlingsmyndigheten betonat vikten av professionell kontraktsuppföljning, med fokus på att gå från en modell där samma person hanterar både upphandling och uppföljning till en med dedikerade kontraktsförvaltare som kan säkerställa systematisk styrning.