internkontroll

Internkontroll är systematiska åtgärder som en organisation vidtar för att säkerställa att verksamheten planeras, genomförs och följs upp i enlighet med gällande lagar och regler. Inom offentlig upphandling handlar internkontroll om att etablera rutiner och kontrollmekanismer som garanterar att inköp följer LOU och övriga tillämpliga regelverk.

Hur fungerar internkontroll?

Begreppet internkontroll inom upphandling bygger på det internationellt erkända COSO-ramverket, som definierar tre kärnmål: ändamålsenlig och effektiv verksamhet, tillförlitlig rapportering samt efterlevnad av lagar och regler. I Sverige ställer bland annat myndighetsförordningen och kommunallagen krav på att myndigheter och kommuner ska ha en god intern styrning och kontroll.

På organisationsnivå förväntas upphandlande myndigheter införa kontrollsystem som är anpassade efter riskbedömningar. Det sker typiskt i fyra steg: förankring hos ledningen, kartläggning av nuläget, utformning av kontrollåtgärder och löpande uppföljning. Ambitionsnivån bör spegla organisationens storlek, komplexitet och riskprofil.

Viktiga element i internkontroll för upphandling

• Behörighetssystem: Tydliga beloppsgränser och ansvarsfördelning för vem som får teckna avtal
• Upphandlingsriktlinjer: Skillnad mellan ramavtal, direktupphandlingar och avrop
• Riskbedömningar: Systematisk identifiering av områden med störst risk för fel eller regelbrott
• Standardiserade processer: Mallar och rutiner som säkerställer att dokumentation förs korrekt och att tröskelvärden respekteras
• Efterlevnadskontroll: Uppföljning av att rutinerna faktiskt tillämpas i praktiken

Bristande internkontroll är en återkommande faktor bakom otillåtna direktupphandlingar. Organisationer utan adekvata kontrollrutiner riskerar sanktionsavgifter och förtroendeskador. Verktyg som Cobrief kan hjälpa leverantörer att bevaka offentliga upphandlingar och delta i processer där myndigheter har goda rutiner på plats.

God internkontroll är inte en engångsinsats utan en kontinuerlig process som måste utvecklas i takt med förändringar i regelverk, organisation och risklandskap. Organisationer som investerar i robusta kontrollsystem minskar risken för regelbrott och lägger grunden för bättre upphandlingsresultat.