eForms

eForms är EU:s standardiserade digitala formulär för annonsering av offentliga upphandlingar. Standarden fastställdes genom EU-kommissionens genomförandeförordning (EU) 2019/1780 och ersatte de tidigare kunngjöringsformulären från 2015. eForms blev obligatoriskt den 25 oktober 2023 för alla annonser som publiceras på TED (Tenders Electronic Daily).

Hur fungerar eForms?

När en upphandlande myndighet ska annonsera en upphandling fyller den i ett eForms-baserat formulär genom sitt nationella e-upphandlingssystem. Annonsen valideras och överförs till TED, där den blir sökbar i samtliga EU/EES-medlemsstater. Standarden omfattar 46 olika formulärtyper som täcker hela upphandlingens livscykel, från förhandsannonser och upphandlingsannonser till tilldelningsmeddelanden och resultatrapporter.

eForms bygger på en gemensam datamodell definierad i eForms SDK (Software Development Kit), som gör det möjligt för e-upphandlingsplattformar att generera annonser i ett maskinläsbart XML-format. Detta innebär att stora delar av formuläret kan fyllas i automatiskt av upphandlingssystemet, vilket avsevärt minskar den administrativa bördan för upphandlande myndigheter.

Viktiga förbättringar jämfört med de gamla formulären

eForms introducerar flera betydande förändringar:

• Strukturerad, återanvändbar data: Gemensam taxonomi och terminologi gör det enklare att söka, filtrera och analysera annonser över landsgränser
• Nya obligatoriska fält: Data om grön upphandling, EU-finansiering, ramavtal och direktivet om rena fordon
• Bättre datakvalitet: Inbyggda valideringsregler säkerställer att annonser innehåller all nödvändig information innan publicering
• Stöd under tröskelvärden: Nationella annonser under EU:s tröskelvärden kan nu publiceras på TED med hjälp av frivilliga formulärtyper

I Sverige har eForms implementerats genom de nationella upphandlingsplattformarna, som validerar annonser och vidarebefordrar annonser över tröskelvärdena till TED.

Verktyg som Cobrief utnyttjar den förbättrade datastrukturen i eForms för att hjälpa leverantörer att upptäcka relevanta upphandlingar mer effektivt.

eForms representerar ett viktigt steg i digitaliseringen av offentlig upphandling inom EU/EES. För leverantörer innebär det mer standardiserad och sökbar information om affärsmöjligheter, och för upphandlande myndigheter ett starkare underlag för datadrivna beslut och ökad transparens.