dialogkonferens

En dialogkonferens är ett öppet möte där en upphandlande myndighet bjuder in potentiella leverantörer och andra relevanta aktörer för att diskutera en kommande upphandling. Konferensen är en av flera metoder inom marknadsdialog och utmärker sig genom att flera aktörer samlas samtidigt för att utbyta kunskap och synpunkter i plenum.

Hur fungerar en dialogkonferens?

En dialogkonferens arrangeras typiskt innan upphandlingen annonseras. Den upphandlande myndigheten presenterar sina behov och utmaningar, och leverantörerna ger synpunkter på vad marknaden kan erbjuda och hur upphandlingen bör utformas. Konferensen följer vanligtvis detta mönster:

• Inledning: En representant från myndigheten presenterar projektet, behoven och tidsplanen
• Fackliga presentationer: Redovisning av tekniska eller funktionella utmaningar som behöver marknadens synpunkter
• Frågor och dialog i plenum: Leverantörerna ställer frågor och ger synpunkter öppet
• Enskilda möten: Efter konferensen erbjuds individuella möten där leverantörer kan dela information konfidentiellt

Konferensen kan hållas fysiskt eller helt digitalt. Digitala dialogkonferenser har visat sig locka fler deltagare, eftersom leverantörer slipper resekostnader.

Viktiga krav vid genomförande

Inom EU-upphandlingsrätten faller dialogkonferenser under bestämmelserna om förberedande marknadsundersökningar i artikel 40 i direktiv 2014/24/EU. I LOU (2016:1145) regleras detta i 4 kap. 7 \u00a7. De centrala principerna är:

• Öppenhet: Konferensen ska vara öppen för alla leverantörer som vill delta
• Likabehandling: Information som delas med en leverantör ska göras tillgänglig för alla
• Dokumentation: Konferensen bör protokollföras, och materialet bör publiceras i anslutning till upphandlingsdokumenten
• Konfidentialitet: Skriftliga synpunkter från leverantörer i enskilda möten är konfidentiella

Verktyg som Cobrief kan hjälpa leverantörer att upptäcka dialogkonferenser, så att de inte missar möjligheten att påverka kommande kravspecifikationer.

En väl genomförd dialogkonferens ger upphandlande myndigheter värdefulla synpunkter för bättre kravspecifikationer och mer träffsäkra upphandlingar, samtidigt som leverantörerna får insikt i kommande behov och kan förbereda sig i god tid.