Vad är
BAFO
Kallas aven: Best and Final Offer, slutgiltigt anbud
BAFO (Best and Final Offer) är det slutgiltiga anbudet en leverantör lämnar efter genomförda förhandlingsrundor i en offentlig upphandling. Begreppet används internationellt och motsvarar det avslutande steget i en förhandlad upphandling där leverantörerna bjuds in att ge sitt bästa och sista bud.
Hur fungerar BAFO?
Efter en eller flera förhandlingsrundor sätter den upphandlande myndigheten en gemensam tidsfrist för alla kvarvarande leverantörer att lämna sitt slutgiltiga anbud. I den här fasen har leverantörerna redan fått återkoppling från myndigheten och haft möjlighet att förbättra lösningsförslag, priser och villkor genom förhandlingarna.
Det centrala är att det inte är tillåtet att förhandla vidare efter att BAFO har lämnats. Enligt 6 kap. 9 § LOU (2016:1145) och EU-direktiv 2014/24/EU artikel 29 får minimikrav och tilldelningskriterier inte förhandlas, och inga ytterligare förhandlingar är tillåtna om det slutgiltiga anbudet. Myndigheten utvärderar anbuden direkt och väljer det ekonomiskt mest fördelaktiga.
Viktiga regler och principer
- Gemensam tidsfrist: Alla leverantörer måste få samma tidsfrist för inlämning, med tillräcklig tid att utarbeta sitt anbud
- Likabehandling: Alla leverantörer ska ha haft jämförbar möjlighet att förbättra sina anbud under förhandlingsrundorna
- Ingen ytterligare förhandling: Efter inlämning av BAFO är förhandlingsutrymmet stängt. Myndigheten kan enbart begära förtydliganden
- Bindande anbud: BAFO är juridiskt bindande och utgör grunden för avtalsteckning
BAFO används inte bara vid förhandlat förfarande utan även vid konkurrenspräglad dialog, där leverantörer utvecklar lösningar i samverkan med myndigheten innan det slutgiltiga anbudet lämnas. Verktyg som Cobrief hjälper leverantörer att upptäcka förhandlingsupphandlingar tidigt, så att de kan förbereda sig noggrant inför den avgörande anbudsrunden.
BAFO markerar det avgörande ögonblicket i en förhandlad upphandling. Ett väl förberett slutgiltigt anbud som bygger på insikter och återkoppling från förhandlingarna kan vara skillnaden mellan att vinna och att förlora kontraktet.