Skaaret Landskap rensar bort irrelevanta upphandlingar på en bråkdel av tiden
Bransch:
Tjanster
Intervjuad:
Vaar Havnelid, Administrativ chef på Skaaret Landskap
“Det är mycket lättare att få en överblick. Vi kommer snabbare till kärnan och kan rensa bort det som inte är aktuellt.”
Två månader med Cobrief har förändrat hur Skaaret Landskap och SL Stenlegging arbetar med upphandlingar. - Det tar oss kortare tid att se vad jobbet handlar om och vilka kvalifikationskrav som ställs, säger Vaar Havnelid, administrativ chef på Skaaret Landskap.
Farväl till kalkylbladen
Förut satt Skaaret med stora kalkylblad. Nu får de varningar baserade på geografi, typ av jobb och fackområde. De väljer ut aktuella tävlingar, fördelar ansvar och laddar upp förfrågningar som kommer direkt från entreprenörer.
- Vi gör det mesta i Cobrief nu. Flera har tillgång, och olika personer ansvarar för olika upphandlingar. Det ger ett helt annat arbetsflöde och en helt annan struktur än förut.
Jordal-stadsdelen i Oslo har fått ett uppgraderat och modernt aktivitetsutbud med god hjälp av Skaaret. Foto: Skaaret Landskap
Sorterar ut på sekunder
- Den största tidsbesparingen ligger i själva urvalet. Vi får snabbt överblick över vad som ska levereras när, om vi har kapacitet och inte minst om vi uppfyller kvalifikationskraven.
Istället för att behöva plöja igenom hela upphandlingsdokumentationen får de snabbt en bild av innehållet, kraven och omfattningen.
- Det är mycket lättare att få en överblick. Vi kommer snabbare till kärnan och kan rensa bort det som inte är aktuellt, som man säger på trädgårdsspråk.
Skaaret Landskap är en ledande landskapsentreprenör med över 60 års erfarenhet. Foto: Skaaret Landskap.
Upphandlingar är inte skrämmande
Mindre verksamheter kan nog tycka att offentliga upphandlingar verkar överväldigande. Vaar menar att det framför allt handlar om struktur.
- Det är inte skrämmande, men det kräver att man har ordning och reda. Det kräver bra rutiner.
Hon hade gärna sett att fler mindre aktörer deltog, men ser att kvalifikationskraven är tuffa.
- För mindre företag kan det vara svårt att nå upp, med tanke på kraven som ställs på omsättning, resurser och referensprojekt. Oslomodellen kräver också sitt, säger hon.
_PS: Arbetar du som offentlig inköpare? _Här är tre enkla tips som ger fler och bättre anbud!
Skaaret är med och bygger morgondagens lösningar för utemiljön i Norge. Foto: Skaaret Landskap
Oslomodellen och miljökrav
- Oslomodellen handlar om att säkerställa goda arbetsvillkor, användning av lärlingar och yrkesarbetare, och att förhindra social dumpning. Det upplever vi som positivt.
På miljösidan menar Vaar att det blir enklast när allt sätts som kvalifikationskrav.
- Det är mycket mer ordnat när miljö ligger som kvalifikationskrav. Då känner alla till spelreglerna. Det ger jämlikhet och mindre utrymme för spekulation.
Om det är en sak hon vill uppmana dem som utformar upphandlingarna till så är det detta:
- Skapa upphandlingsdokumentation som inte ger utrymme för tolkning. Det gör det lättare att tillvarata både förutsägbarhet och likabehandling.
Hittills använder Skaaret Landskap Cobrief mest i startfasen. - Vi har knappt börjat. Det blir spännande att se vad vi får ut av det när vi börjar använda ännu fler funktioner, säger administrativ chef Vaar Havnelid. Foto: Skaaret Landskap
- Vaar Havnelid slår huvudet på spiken här. Upphandlingar är inte skrämmande, men det kräver att man har ordning och reda.
Det säger medgrundare och VD för Cobrief, Jonas Klafstad.
- Man ska inte behöva lägga timmar i tunga Excel-ark bara för att ta reda på om man uppfyller kvalifikationskraven eller inte. Bra rutiner är ofta skillnaden mellan att drunkna i administration och att faktiskt leverera ett vinnande anbud. När Skaaret Landskap nu lägger en bråkdel av tiden på att "rensa bort" irrelevanta uppdrag sparar de enorma resurser. Då får de mer tid till det som verkligen gäller: Att hitta intressanta upphandlingar och att skapa bra anbud som vinner.
Han tycker det är väldigt motiverande att se att Cobrief skapar bättre arbetsflöden hos användarna.
- Vi ser fram emot att bidra vidare hos Skaaret Landskap och med deras upphandlingsarbete.
Vill du uppna liknande resultat?
Ga med over 1 500 foretag som anvander Cobrief for att vinna upphandlingar.