- Vi betalade över 100 000 per år för en upphandlingstjänst vi inte förstod

Därför bytte Randstad till Cobrief

Randstad hanterade cirka 150 upphandlingar förra året med ett litet team på tre personer. Nu har de bytt verktyg och fått bättre kontroll, både över tid, kostnader och vilka upphandlingar de ska lämna anbud på.

Randstad har ett gemensamt anbudsteam som skriver anbud tvärs över koncernen: rekrytering, bemanning, sjukvårdstjänster och digitala konsulttjänster.

• Det gamla systemet var mycket kostsamt, säger Kyrre Engelund, Strategic Sales och Bid Manager på Randstad Digital.

Han hade lagt alldeles för mycket tid på att förstå vad de faktiskt betalade för.

• Fakturan var onödigt komplex, med lite transparens kring kostnaderna. Det fanns också utmaningar kopplade till uppsägningen av avtalet.

Cobrief ger en poäng och ett tydligt go/no-go

Innan bytet använde Randstad en egen analys för att bedöma om de skulle lämna anbud på en upphandling. Processen var grundlig, men den stjäl mycket tid. Det gamla systemet resulterade i att de svarade på för många upphandlingar.

• Vi har nog gått efter för många, säger Engelund.

Med Cobriefs eget bedömningssystem har det förändrats.

• Cobrief ger oss ett bättre underlag för go/no-go. Det gör att vi använder vår tid mer effektivt.

Experterna används där de skapar mest värde

Mycket av specialistkompetensen på Randstad sitter ute hos kunder eller har andra ansvarsområden än upphandlingar. Det gjorde experterna till flaskhalsar i anbudsprocessen.

• Jag behöver inte spetskompetens för att starta en upphandling längre. Jag får ett strukturerat första utkast direkt i Cobrief. Experterna kommer in där de ger mest värde, inte för att starta från noll.

En önskan till beställarna

Han har en önskan till dem som utformar upphandlingar:

• Vi uppmuntrar upphandlingar som lägger till rätta för bred konkurrens. Mer öppna upphandlingar ger ett bättre beslutsunderlag och starkare anbud.

För Randstad handlar bytet till Cobrief framför allt om att leverera bättre anbud.

• Vi har gått från en otransparent lösning till en struktur som ger mening. Vi lägger mindre tid, träffar bättre på vilka upphandlingar vi svarar på, och kvaliteten på anbuden går upp. Det är kärnan i värdet vi får ut av Cobrief.