Med 7 500 varulinjer sparar Oda veckor med Cobriefs varumatchningsfunktion

Anbudssvar var något som tog enorma mängder tid för Norges ledande dagligvaruaktör på nätet, hemleveranstjänsten Oda. Innan Cobrief kom in i bilden präglades anbudsarbetet på Oda av timmar med manuellt arbete, oändliga prisformulär och kalkylblad som cirkulerade runt.

• Tidigare satt en till två personer på kommersiella avdelningen och arbetade flera dagar bara med att hitta rätt produkt till rätt pris. Det kunde vara 350 till 500 varulinjer, och det mesta gjordes manuellt, berättar Torkjel Eriksen, B2B Bid Manager på Oda.

När Cobrief först testades var det upphandlingsvarningarna som väckte intresset. Men det var varumatchningsfunktionen som visade sig vara den stora förändringen.

• Vi testade det med en sund dos skepsis. Det visade sig vara ett otroligt bra verktyg som har förändrat hela vårt sätt att arbeta, säger han.

Oda System plockar varor i en AI-styrd produktionslinje. Foto: Oda

80 procent träff på första försöket

Cobriefs varumatchningsfunktion är själva nyckeln för Oda. Genom att ladda in hela produktkatalogen låter de AI:n automatiskt fylla i prisformulär och matcha rätt produkt mot kravspecifikationen.

• På en upphandling med 350 produkter träffade Cobrief rätt på 80 procent av varulinjerna vid första försöket. En kollega och jag lade två timmar på att kontrollera och justera. 90 procent var rätt produkt, de sista tio bytte vi ut av strategiska skäl. Bara omkring tio procent var verkliga fel. Det är helt otroligt bra, säger Torkjel.

Med över 7 500 aktiva varulinjer i sortimentet är tidsbesparingen enorm.

• Förut lade vi två till tre veckor på detta arbete. Nu lägger vi två till tre dagar. Ju mer data vi matar in, desto bättre blir det, säger han.

Rätt andel fisk i fiskpinnarna?

Utmaningen i dagligvarubranschen är komplexiteten: stora prisformulär med hundratals produkter som måste matcha kravspecifikationen helt exakt.

• Vi pratar inte om fem till tio produkter. Här ska vi träffa rätt på andelen fisk i fiskpinnar, procentandelen kött i köttfärs och korv, ursprungsland, färskhet och hållbarhet, halalprodukter, allergivänliga varor och märkning med certifieringar som Fairtrade och MSC. Det är enormt med detaljer, säger Torkjel.

Från hundratals varulinjer till färdigt paket. Foto: Oda

Fortfarande behov av människor

Oda har använt Cobrief aktivt i nästan sju månader och upplever att tjänsten blir bättre och bättre ju mer data de matar in. Arbetet går snabbare och de manuella kontrollerna har blivit enkla checkpunkter.

För Torkjel handlar det också om att göra upphandlingsprocessen mer tillgänglig.

• Många tror att det är skrämmande att börja med upphandlingar. Det är det inte. Med bra verktyg som Cobrief får man stöd hela vägen, och man undviker många av de klassiska misstagen.

Torkjel Eriksen, B2B Bid Manager på Oda. Foto: Oda

Trots automatisering och AI menar Torkjel att det alltid bör finnas en personlig touch bakom anbuden man skriver.

• Jag tror inte AI kan lösa upphandlingar utan mänsklig inblandning. Cobrief ger ett riktigt bra utgångsläge, men man bör fortfarande skräddarsy anbudet. Det märks när ett anbud är skrivet för just den beställaren. Man behöver lite human touch, säger han.

Vill du se hur Cobrief kan spara dig dagar med arbete? Då kan du se en demo, anmäla dig till vårt veckovisa webinar eller prova själv helt gratis.