Cobrief som konkurrensfördel: - I en hektisk vardag är det otroligt effektivt

NoA Ignite var en av de första som började använda Cobrief. Nästan två år senare är verktyget en självklar del av arbetsvardag, och nyckeln till att både söka och vinna fler upphandlingar.

• Bara det att snabbt kunna se vem som har lämnat anbud tidigare, ger en bra bild av konkurrensen. Det sparar oss enormt med tid, säger Øyvind Aak, Senior Bid Manager och Partner Manager på NoA Ignite.

Han berättar att det tidigare kunde ta timmar att ta reda på vem som lämnat anbud tidigare. Nu är det gjort på minuter, om inte sekunder, i Cobrief.

Eftersom NoA Ignite har en "lean" säljorganisation är det viktigt att prioritera resurserna rätt. Varje anbudsrunda måste utvärderas noggrant: Är detta värt att lämna anbud på? Hur stor är chansen att vinna? - Cobrief hjälper oss att lyckas med detta.

Vi sparar mycket tid i de inledande faserna, tid vi kan använda på det som faktiskt räknas: Att utarbeta och leverera ett vinnande anbud, säger Aak.

Har haft ett finger med i utvecklingen

NoA Ignite var ett av de första företagen som började med Cobrief. Sedan början av 2024 har företaget gett regelbunden feedback på funktionalitet och förbättringsmöjligheter. Cobrief-teamet har tagit emot synpunkterna med öppna armar.

• Det har varit roligt att följa utvecklingen och se hur mycket bättre det har blivit på kort tid, säger Henriette Vien, Client Operations Manager på NoA Ignite.

Øyvind Aak nickar och tillägger: - Det har hänt väldigt mycket, och det har gått fort. Verktyget har utvecklats snabbare än vi har hunnit ta i bruk alla funktioner, säger han med ett leende.

NoA Ignite har gått från tunga och manuella processer till att kvalificera, och diskvalificera, upphandlingar på en bråkdel av tiden. - Det är svårt att föreställa sig hur vi arbetade förut, säger Øyvind Aak. Här tillsammans med Henriette Vien.

Bygger digitala lösningar för hela Norge

NoA Ignite är ett nordiskt konsultbolag med cirka 400 anställda fördelade på Oslo, Stockholm, Köpenhamn, Helsingfors och Wroclaw. Företaget är en del av The North Alliance (NoA). NoA Ignite är specialister på användarorienterade digitala produkter och tjänster.

Bland lösningarna som NoA Ignite har levererat hittar vi Ruter-appen, nya webbplatser, en ny bostadsresa och en digital tjänsteplattform för Studentsamskipnaden i Oslo (SiO), samt AMK-projektet för Vestre Viken helseforetak, som låter 113-operatörer se nödsituationer i realtid via mobilkamera.

NoA Ignite har också levererat tunga projekt för webbplatser som Regjeringen.no och BaneNor.no, med avancerade CMS-lösningar, innehållsmodeller och komplexa integrationer. - Regjeringen.no är faktiskt en av världens största informationsportaler, och där arbetar vi med både teknik och innehållsstruktur, säger Vien.

Cobrief gör det enklare för fler på NoA Ignite att utvärdera och bidra i anbudsprocesser, och därmed fånga upp möjligheter som annars kunde ha missats.

- Kan söka fler relevanta upphandlingar

Innan Cobrief blev en del av arbetsvardag för säljteamet på NoA Ignite var anbudsarbetet präglat av tidskrävande och manuella processer: Dokument behövde laddas ned, vidarebefordras, laddas upp och göras tillgängliga för flera.

Säljorganisationen hamnade i en slags "gatekeeper"-roll för all information kopplad till offentliga upphandlingar. De lade mycket tid på att dela diverse dokument och filer och liknande mellan avdelningar hela tiden.

• Nu delas allt i Slack via Cobrief-integrationen, så alla som vill kan följa med, säger Aak nöjt. Att fler nu kan utvärdera upphandlingar snabbt och självständigt gör att potentiella möjligheter alltid fångas upp.

• Det är inte alltid säljteamet som upptäcker allt. Nu kan en specialist snabbt se potentialen i en upphandling vi kanske hade missat. I praktiken innebär det att vi kan söka fler relevanta upphandlingar, säger han.

- Otroligt effektivt

Det är särskilt två funktioner som duon på NoA Ignite lyfter fram. - Landningssidan för varje upphandling har blivit ett nyckelverktyg. Där får vi utvärderingskriterier, nyckelinformation och kontraktsvärde snabbt, utan att behöva öppna och läsa hela anbudspaketet, säger Vien.

AI-funktionerna ger också konkret nytta i form av sparad tid. Chatboten används för att hitta detaljer som det tidigare kunde ta lång tid att leta fram, som krav på lokal närvaro, kontraktstyp, tidsfrister och datum eller särskilda villkor.

• Vi använder AI för att ställa konkreta frågor. I en hektisk vardag är det otroligt effektivt. Nu kan vi snabbt utvärdera en upphandling. Lite tid slösas bort på att bedöma om detta är något för oss eller inte, säger Vien.

- Anbud som faktiskt vinner

Även om NoA Ignite idag främst använder Cobrief för kvalificering och informationsinsamling, ser de större möjligheter vid horisonten, särskilt inom AI och återanvändning av tidigare svar.

• Vi testar nu AI-baserade textförslag, baserat på tidigare upphandlingar. Det är en spännande väg framåt, men kvaliteten måste vara i topp. Man vinner inte med något som är "bra nog", säger Aak.

För honom handlar det inte om att spara tid i skrivfasen, utan om att använda tiden smartare. Det handlar om att skära bort allt onödigt i början och istället lägga energin där det spelar roll: Att skriva ett anbud som träffar rätt.

*PSST**: Visste du att Cobrief har gratis upphandlingsvarningar, helt utan provperiod? **Kolla in det här!*