Nu svarar Lyreco på fler upphandlingar än någonsin: - Ett verktyg som ger oss ett rejält försprång

• För oss är upphandlingsmarknaden extremt viktigt. Därför är vi beroende av verktyg som gör att vi kan arbeta ännu bättre med anbudsprocesser, säger Patricia Patoka, bid manager hos Lyreco Norge.

Med Cobrief på laget kan Lyreco nu svara på fler upphandlingar än tidigare. Med Cobrief har de också automatiserat upp till 50 procent av varuplockandet.

• Vi kan lägga mer tid på mer kvalitativa bedömningar och svara på fler upphandlingar. Vi har regelbundna möten där vi går igenom status på det vi arbetar med, och det kommer ständigt in nya anbudsförfrågningar. Nu kan vi arbeta med ännu fler samtidigt, leverera mer, arbeta mer med att möta kundernas behov, och vinna mer, säger Patricia Patoka.

Patoka är en del av teamet på Lyreco som arbetar med anbudsprocesser. Tillsammans med kollegan Bjørn Ove Asprem berättar hon att det inte är ovanligt att teamet arbetar med ett tvåsiffrigt antal upphandlingar parallellt, där den offentliga marknaden utgör en stor del.

• Offentliga verksamheter är stabila kunder, och vinner vi ett kontrakt kan det löpa i fyra år. Det ger oss förutsägbarhet och långsiktighet, säger Bjørn Ove Asprem.

Anbudsteamet på Lyreco ska vara helt i framkant när det gäller användning av AI i anbudsarbetet. Cobrief är helt centralt för att lyckas med detta, berättar bid managers Patricia Patoka och Bjørn Ove Asprem.

Miljardkoncern

Lyreco är en av världens ledande leverantörer av produkter och tjänster till arbetsplatsen. I Norge omsatte Lyreco 2024 för nästan 2 miljarder norska kronor.

Med 21 butiker runt om i landet kan många förknippa Lyreco med traditionella butiker för kontorsvaror. Men den stora motorn i bolagets norska verksamhet är företagsmarknaden, och leveranser till den offentliga sektorn.

På det norska huvudkontoret för den franskägda familjekoncernen sitter ett eget team som enbart arbetar med anbudsprocesser. Offentliga upphandlingar står för merparten av detta.

Det här är specialister som känner till både regelverket och kunderna, och som har ett tydligt mål: att vinna så många kontrakt som möjligt.

• Vi levererar till företag, kommuner och fylkeskommuner över hela landet. Det kan vara allt från skrivböcker och pennor till städprodukter, kontorsmöbler eller kaffelösningar. Allt som behövs för att en arbetsplats eller verksamhet ska fungera, säger Patricia Patoka.

Vill ha mer tid för grundliga riskanalyser

Vägen fram till ett undertecknat kontrakt är lång. Att vinna upphandlingar handlar om långt mer än pris.

För varje tävling måste Lyreco sätta ihop omfattande anbud där de inte bara visar fram produkter och priser, utan också dokumenterar miljöåtgärder, leveranskapacitet, kvalitet och servicenivå.

Fördelen med dessa kontrakt är att de är stabila och långsiktiga, ofta fyra år. Samtidigt ökar komplexiteten. Man måste göra grundliga riskanalyser. Mycket kan hända med leverantörer, prisutveckling och annat under en kontraktsperiod på flera år.

Samtidigt är det inte alltid lätt att frigöra tid i en hektisk vardag för att göra detta arbete så grundligt som man alltid önskar. Med Cobrief har dock tid frigjorts.

- Sparar oss massor av tid

Varje upphandling innehåller ofta mellan 150 och 1 000 varulinjer som ska kopplas mot Lyrecos produkter och priser.

• Det är ett enormt arbete att välja rätt varor och lägga in dem i de format som beställaren kräver, säger Asprem.

Denna process var tidigare manuell och tidskrävande. Allt behövde matchas och dokumenteras för hand, och det tog värdefull tid från mer strategiska bedömningar. För att effektivisera anbudsprocessen och säkerställa högre kvalitet började Lyreco sommaren 2024 använda Cobrief.

Cobrief hjälper oss att välja rätt produkter automatiskt, baserat på tidigare upphandlingar och våra egna produktdata. Den kan också föreslå textsvar på frågorna i upphandlingsdokumentationen baserat på våra egna texter, säger Patricia Patoka.

• Vi slipper lägga timmar på att återskapa arbete vi gjort tidigare. Det sparar oss massor av tid och gör att vi kan lägga energin på det som verkligen räknas: strategin och hur vi kan vinna upphandlingen, tillägger Asprem.

Se tillgängliga upphandlingar för kontorsvaror.

- Ett verktyg som ger oss ett rejält försprång

Med Cobrief på laget kan Lyreco nu svara på fler upphandlingar än tidigare. Förut behövde teamet göra hårda prioriteringar och ofta välja bort tävlingar. Det kan ha funnits upphandlingar de hade kunnat vinna, men den totala arbetsbördan gjorde att de prioriterades bort.

Med Cobrief har Patricia Patoka, Bjørn Ove Asprem och resten av teamet som arbetar med upphandlingar automatiserat upp till 50 procent av varuplockandet.

• Nu kan vi snabbare göra en första bedömning och se om en upphandling är relevant eller inte. Vi får också en mer träffsäker prisindikation tidigt i processen, säger Patoka.

För Lyreco är teknik och innovativa lösningar, där Cobrief är ett exempel, en del av en större strategi för att utveckla verksamheten vidare.

• Upphandlingskontrakt är stabila och relativt långsiktiga. Dessutom ser vi ett allt starkare miljöfokus i upphandlingarna, något som passar oss bra eftersom vi arbetar aktivt med hållbarhet. Med Cobrief får vi både mer tid och högre kvalitet på våra svar, det stärker oss i konkurrensen, säger Asprem.

Både han och Patoka är övertygade om att smart användning av AI blir avgörande framöver.

• Vi måste använda de verktyg som finns. Om vi inte gör det hamnar vi plötsligt två steg bakom våra konkurrenter. Nu har vi ett verktyg som ger oss ett rejält försprång, säger Patoka.