Med Cobrief kan Inventura experimentera mer: - Ger oss en strategisk fördel

Thomas Tinnesand sitter på Inventuras Oslo-kontor vid Fridtjof Nansens Plass, med utsikt rakt ner mot Rådhusplassen. Han är partner och chef för försäljning och marknad, och pekar ut mot stadshuset.

Thomas Tinnesand, partner och chef för försäljning och marknad på Inventura.

– Det känns nästan symboliskt att vi kan titta rakt ner på en av de mest ikoniska offentliga byggnaderna i landet. En stor del av vårt jobb handlar om att förstå hur offentlig sektor fungerar, och hur vi kan navigera i de upphandlingar som utlyses, säger han.

Vid Stavanger-kontoret sitter kollegan Karl Sletbakk, jurist och Bid Manager för offentlig sektor.

Han är den som först får upphandlingarna på bordet. Varje dag ansvarar han för att identifiera nya tävlingar, utvärdera dem och skicka dem vidare i organisationen.

Karl Sletbakk, jurist och bid manager för offentlig sektor på Inventura.

– Vi levererar långt över hundra anbud om året och utvärderar kanske tre gånger så många tävlingar. Då är det helt avgörande att ha processer och verktyg som gör arbetet mer effektivt, säger han.

Bistår andra med upphandlingsarbete

Inventura är i dag en av Norges mest erfarna rådgivningsmiljöer inom upphandlingar och inköp.

Bolaget bistår bland annat offentliga beställare med behovsanalyser, tävlingsstrategier och avtalsdokument, och leder upphandlingsprocesser från start till mål.

Samtidigt hjälper de privata leverantörer att navigera på den offentliga upphandlingsmarknaden, ett landskap som många upplever som både krävande och svåröverblickbart.

– Vi leder stora upphandlingar på uppdrag av beställare, men vi deltar även själva när det offentliga efterfrågar upphandlingsbistånd. Det ger oss en unik förståelse för mekanismerna på marknaden, och det gör att vi kan hjälpa våra kunder att leverera bättre, säger Tinnesand.

Cobrief blev en game changer

För både Tinnesand och Sletbakk markerar införandet av Cobrief ett tydligt före och efter i sättet de arbetar med upphandlingar.

Tidigare var de tvungna att gå in på exempelvis Doffin, öppna dokument och läsa igenom flera sidor för att förstå vad en tävling egentligen handlade om.

I dag får de allt direkt i inkorgen. Cobrief drar ut nyckelparametrar som omfattning, krav, varaktighet, värde och kompetenskrav, och gör utvärderingen betydligt enklare.

– Vi följde utvecklingen noga, och när funktionerna var på plats var tidpunkten rätt att byta. Nu är Cobrief en integrerad del av hur vi arbetar, säger Sletbakk.

Tinnesand nickar och lägger till:

– Sammanfattningen gör att vi kan fatta ett go/no-go-beslut på minuter. Vi slipper lägga tid på falska spår. Det frigör kapacitet och gör att vi kan lägga energin på de tävlingar som verkligen räknas, säger Thomas Tinnesand på Inventura.

- Ger oss en strategisk fördel

Titlar på upphandlingar kan ofta vara missvisande, men med Cobrief får Inventura det sammanhang som behövs för att skilja relevant från irrelevant.

Ett klassiskt exempel är när det står "upphandling av grävmaskin". Tidigare var Karl Sletbakk tvungen att öppna anbudsdokumentet för att kontrollera om det handlade om att köpa maskinen, vilket inte är relevant, eller om det gällde bistånd med att upphandla den, vilket är mitt i kärnan.

– Nu ser jag det i sammanfattningen på sekunder, förklarar Sletbakk.

Effektivisering handlar lika mycket om kvalitet som om hastighet. Enligt Sletbakk sparar Inventura runt femton minuter per tävling i den första screeningen.

När bolaget utvärderar cirka 300 tävlingar om året innebär det nästan två arbetsveckor frigjorda.

För Tinnesand är flexibiliteten minst lika viktig.

– När kostnaden för att utvärdera nya marknader minskar blir det enklare att experimentera. Vi kan testa områden utanför komfortzonen utan att binda upp massa tid. Det ger oss en strategisk fördel.

- En vinst för hela samhället

Som rådgivningsmiljö har Inventura byggt upp djup kunskap om både privata och offentliga upphandlingar. Tinnesand och Sletbakk delar gärna sina erfarenheter med andra som vill lyckas på en krävande marknad.

– Läs formalkraven noggrant. På privatmarknaden kan man ibland komma undan med avvikelser, men i offentliga tävlingar riskerar du att bli avvisad, säger Tinnesand.

Sletbakk nickar.

– Många underskattar hur mycket tid det tar att skapa ett bra anbud. Det räcker inte att använda en standardpresentation som du hade skickat till en privat kund. Du måste ha kvalitetssystem, dokumentation och du måste anpassa varje anbud till den enskilda tävlingen. Om du inte tar det på allvar blir du stående utanför.

För båda är det tydligt att verktyg som Cobrief gör insteget enklare.

– Offentliga beställare vill ha konkurrens. När leverantörer enklare upptäcker och förstår upphandlingarna får de fler bra anbud. Det är absolut en vinst för samhället, säger Tinnesand.