Från veckor till timmar: - Upphandlingsarbete är inte längre ett tidsslöseri

– Vi finns överallt, utan att någon egentligen vet det. Det är kunden som ska synas, inte vi, säger VD för Eurosign, Marius Barhaugen.

Han visar stolt upp showroomet på huvudkontoret utanför Oslo. Skyltar i alla storlekar, färger och former för Telenor, Synsam, Apotek 1 och Narvesen, och många andra.

Den ikoniska Freia-skylten på Karl Johan. Skyltar i parker och liknande, av och för Oslo kommun. Allt producerat, distribuerat och monterat av Eurosign.

Eurosign ligger i framkant och tar i bruk nya tekniska lösningar för att arbeta bättre och smartare, men när det gäller skyltarna förblir mycket detsamma.

– Vi använder teknik för att effektivisera och frigöra tid, men inte på bekostnad av själva skyltarna. De är och förblir ett manuellt hantverk. Det är inte här vi ska spara in, snarare tvärtom.

– Vi vill använda tiden vi frigör till att lägga ännu mer omsorg och kvalitet i varje skylt. Skyltarna är vår kärnprodukt, och de ska hålla högsta standard, säger Barhaugen. Foto: Eurosign

Offentlig upphandling har inte hängt med i tiden

Eurosign är den största aktören i Skandinavien inom skyltning. Koncernen, som årligen omsätter runt 200 miljoner norska kronor i Norge och Sverige, har över 50 anställda.

När Barhaugen tog över som VD i januari 2025 hade han med sig bred ledarerfarenhet från industri, private equity och familjeägda bolag.

Upphandlingar känner han väl till, det har varit en röd tråd genom hela karriären.

– Även om mycket annat har hänt är offentlig upphandling fortfarande som den alltid har varit. Samma krav, samma dokument och ofta en hel del subjektivitet i tilldelningskriterierna. Offentlig sektor har helt enkelt stor förbättringspotential, säger Barhaugen.

Han pekar särskilt på hur krav på "enhetspriser" på komplexa produkter tvingar leverantörer att prissätta risk, något som i praktiken gör slutnotan högre för kommunerna.

– Hade man i högre grad använt specifika, målinriktade upphandlingar hade man kunnat få både bättre kvalitet och lägre pris. Många inom offentlig sektor borde ha större insikt i hur det faktiskt fungerar ute hos leverantörerna, säger han.

Eurosign levererar mycket skyltning till offentlig sektor. Både stat och kommun behöver skyltar på offentliga platser, inklusive parker, förskolor, skolor, simhallar, för att nämna något.

Från veckors arbete till timmar

Men en sak har förändrats: tiden det tar att leverera ett anbud. Där Eurosign tidigare använde veckor på en enda ansökan kan det i dag ta dagar, eller bara timmar. Orsaken? Cobrief.

Barhaugen har använt verktyget sedan början av 2025.

– Offentlig upphandling är och förblir väldigt lika, men nu kan man faktiskt få det avklarat på ett snabbt och effektivt sätt, säger Barhaugen.

I stället för att anställa en egen bid manager löser han och teamet jobbet själva. Han menar att det är fullt möjligt.

– Jag är inne i Cobrief flera gånger i veckan, och jag gör mycket av arbetet själv tillsammans med andra. Det är så effektivt att vi sparar både tid och en heltidstjänst. Det ensamt innebär en besparing på långt över en miljon norska kronor om året, alla kostnader inräknade, säger han.

– Jag blev snabbt övertygad. Cobrief ger dig överblick över nya upphandlingar, analyserar dokumenten och drar ut det viktigaste, säger Barhaugen.

– Upphandlingsarbetet behöver inte vara ett tidsslöseri

Barhaugen lyfter särskilt fram brief-funktionen, som drar ut det viktigaste från omfattande upphandlingsunderlag, så att man slipper läsa flera hundra sidor.

– Du ser snabbt vad som räknas och hur du bör svara. Det gör processen mer målinriktad och betydligt mindre tidskrävande. Det ger både bättre flöde och bättre kvalitet i våra leveranser. När kvaliteten blir hög ökar vi chansen att vinna.

Cobrief används i dag för att hantera både offentliga och privata upphandlingar, och är en integrerad del av Eurosigns strategi för att arbeta smartare.

– Verktyget gör det enklare att förstå kraven och bedöma om vi faktiskt bör delta. Det ger oss också flexibilitet, och frihet att prioritera våra resurser smartare, säger Barhaugen.

Han är tydlig med en sak: Teknik ska inte vara utsmyckning, det ska vara lösningsorienterat och ge fördelar. Eurosign har som mål att vara bland de främsta i branschen på effektivitet och teknik.

– Upphandlingsarbete är inte längre ett tidsslöseri. Det ska vara en konkurrensfördel. Och det blir det, om du har rätt verktyg, säger Marius Barhaugen.