När artificiell intelligens blir en del av sättet du arbetar på

En bättre utgångspunkt

Det som gjorde Cobrief relevant för AIDER var inte löften om automatisering, utan hur lösningen förändrade flödet i upphandlingsarbetet.

I stället för att börja med ett tomt dokument får teamet nu ett strukturerat första utkast på ett anbud. Utkastet baseras på tidigare leveranser, befintligt material och kraven i den aktuella upphandlingen från beställaren. Därmed börjar arbetet med att bedöma innehåll, krav och relevans, inte med att bygga texten från grunden.

– Det som fascinerade oss var hur Cobrief faktiskt förstår vad som behöver besvaras, och använder vårt eget arkiv för att skapa ett första utkast. Det gör att vi snabbt kommer till det fackliga, säger Klas Forfang, innovationschef på AIDER.

Resultatet är mer tid för bedömningar och prioriteringar.

– Cobrief hjälper oss att flytta tiden från manuellt arbete till fackliga bedömningar. Det är där värdet ligger för oss.

AIDER har cirka 2 000 anställda fördelade på 55 kontor i Norge.

Helt enkelt ett bättre sätt att arbeta

För AIDER är artificiell intelligens inte ett sidoprojekt eller ett experiment. Det är något som måste fungera i praktiken för att ge effekt.

– För oss är AI inte ett modeord. Det är en förutsättning för att kunna skala vår kompetens på ett förnuftigt sätt. Ska vi svara på fler upphandlingar utan att belasta organisationen i onödan måste vi arbeta smartare, säger Forfang.

När man har runt 2 000 anställda och arbetar från 55 kontor i Norge måste verktygen fungera i vardagen. Cobrief har varit enkelt att ta i bruk, utan lång utbildning eller tunga processer.

– Folk kommer snabbt igång. Det gör att lösningen faktiskt används av fler.

Bättre prioriteringar ger bättre träffsäkerhet

Vinsten handlar inte bara om tidsbesparing. Cobrief har också gjort det enklare att bedöma vilka upphandlingar AIDER bör delta i.

Med snabbare överblick över krav, omfattning och förväntningar blir beslutsunderlaget tydligare. Det ger högre träffsäkerhet och mer målinriktad resursanvändning.

– Då kan vi lägga krafterna på upphandlingar som faktiskt passar oss, både fackligt och strategiskt. Det ger bättre kvalitet och gör upphandlingsarbetet mer hanterbart över tid, säger Forfang.

Bättre arbetsflöde

Forfang är tydlig med att detta inte är en lösning som bara används i ett hörn av organisationen. Erfarenheterna delas, diskuteras och justeras efterhand, och användningen har utvecklats i takt med teamens behov.

Det handlar inte om att ersätta kompetens, utan om att frigöra den.

– Tekniken ska stödja våra fackpersoner, inte ta över deras jobb. När vi slipper lägga tid på det repetitiva kan vi använda mer tid på det som faktiskt skapar värde.

För AIDER har Cobrief blivit ett konkret exempel på hur artificiell intelligens ger störst effekt när den är tätt integrerad i arbetsprocessen, och när fokus flyttas från teknik till faktisk nytta.

– Detta har gett oss bättre flöde, högre kvalitet och mer kapacitet där det faktiskt spelar roll. Det är ett arbetssätt vi kommer att fortsätta med, säger Forfang.

Ett verktyg som gör det möjligt att komma vidare

En aider är också namnet på ett klätterverktyg. Ett hjälpmedel som används när väggen blir brant och framstegen stannar av. Inte för att ta jobbet från klättraren, utan för att göra det möjligt att komma vidare.

Det är en fin parallell till hur Cobrief används i upphandlingsarbetet hos AIDER. Ett verktyg som inte ersätter fackkunskap, utan som hjälper fackfolken vidare när processen annars blir tung och tidskrävande.

Och det är ofta precis det som behövs.