Tre enkla tips: Så får du som offentlig inköpare fler och bättre anbud

Är du en offentlig inköpare som vill ha fler kvalificerade leverantörer och bättre anbud? Då bör du läsa vidare.

Cobrief hjälper över 400 leverantörer att hitta offentliga upphandlingar, utvärdera dessa upphandlingar och skriva anbud. Vi hör ofta vad som krävs för att en leverantör skickar in ett anbud, och vad som gör att de låter bli.

Kort sammanfattat kan vi säga att ju enklare upphandlingsprocessen är för leverantörerna, desto fler (och bättre) anbud får inköparen.

Sammanfattat: Tre tips för fler anbud

• Annonsera allt på upphandlingsplattformen: Även marknadsundersökningar och konkurrensutsättningar under tröskelvärdet.
• Fyll i hela annonsformuläret: Gör det lätt att bedöma kvalifikationer utan att behöva gräva i dokument.
• Kräv öppen tillgång till upphandlingsunderlaget: Se till att ert e-upphandlingssystem ger gratis och direkt tillgång till upphandlingsunderlaget, som lagen kräver.

Har kan du läsa mer om dessa tre enkla åtgärder som vi vet att leverantörerna uppskattar:

Tips 1: Annonsera allt på upphandlingsplattformen

Upphandlingsplattformar som TED (EU:s gemensamma annonsdatabas) och nationella e-upphandlingssystem finns till för absolut alla faser i alla typer av upphandlingar, både enklare, komplicerade, stora och små. Vi upplever att många inköpare inte lägger ut marknadsundersökningar eftersom de tror att det är svårt, eller inte vet att de kan göra det. Särskilt om det är under nationellt tröskelvärde!

Det är mycket enkelt att publicera upphandlingsannonser. Det säkerställer att alla relevanta leverantörer fångar upp upphandlingen. Ju mer som ligger öppet, desto fler relevanta leverantörer fångar upp möjligheten.

Så har är några smarta saker att tänka på:

• I planeringsfasen: Annonsera en enkel marknadsundersökning.
• I konkurrensfasen: Annonsera alla konkurrensutsättningar, även de som är under nationellt tröskelvärde. Det är superenkelt! Då fångar vår gratis upphandlingsbevakning upp det, som dagligen används av över 1 500 leverantörer.
• Efter konkurrensutsättningen: Annonsera resultatet! Detta är ofta obligatoriskt inom 30 dagar. En annonsering gör att leverantörerna lär sig ännu mer och förbättrar sina anbud till nästa gång. Detta kan minska antalet begäranden om insyn, som ofta kan ta mer tid än att bara annonsera resultatet.

Tips 2: Fyll i hela annonsformuläret

Moderna upphandlingsplattformar är byggda på eForms (EU:s standardformat), och det är helt fantastiskt! Det låter dig specificera nästan alla aspekter av konkurrensutsättningen direkt i annonsen. När du fyller i detta ordentligt slipper leverantörerna gräva igenom hela upphandlingsunderlaget bara för att bedöma om de är kvalificerade.

Enkelt för leverantörerna = Fler relevanta anbud för dig.

Tips 3: Kräv gratis, direkt och obegränsad tillgång till upphandlingsunderlaget

Visste du att i många upphandlingar är upphandlingsunderlaget begränsat, och leverantörer måste igenom omständliga extrasteg för att få hela bilden i varje konkurrensutsättning?

EU:s upphandlingsdirektiv kräver "gratis, direkt och obegränsad elektronisk tillgång" till upphandlingsunderlaget. Prata med er leverantör av e-upphandlingssystem och kräv att de levererar på detta, även för system som Cobrief, som hämtar underlaget på leverantörernas vägnar.

Ska ni upphandla ett nytt e-upphandlingssystem? Ställ krav om öppen tillgång redan i kravspecifikationen.

Få en enklare upphandlingsvardag

Vårt mål är att skapa en enklare upphandlingsvardag för alla parter, och att lyfta fram de bästa leverantörerna.

Vill du veta mer om hur vi hjälper kvalificerade leverantörer att hitta och utvärdera offentliga upphandlingar, och skriva anbud? Eller vill du ha fler tips om hur du kan få fler kvalificerade leverantörer att lämna anbud?

Ta gärna en titt på cobrief.com och chatta med oss där.

Ha en bra upphandlingsdag!