Slik holder Compass Group full kontroll på 300 anbud i året

Hvert eneste år besvarer Compass Group og renholdsdivisjonen Eir Renhold over 300 anbud. Fra kantiner på militære baser til renholdstjenester i noen av landets største næringsbygg, og fra offshore-forpleining til full facility management. Med rundt 10 000 ansatte fordelt på over 630 lokasjoner og en samlet omsetning på nesten 10 milliarder kroner er dette et av Norges mest komplette FM-konserner.

Bak den imponerende anbudsporteføljen sitter blant andre Henriette Haugsnes, planleggings- og anbudssjef i Eir Renhold, og Marcelle Mauritzson, bid manager for food-divisjonen i Compass Group. Eir Renhold svarer alene på over 120 renholdanbud i året, og på konsernnivå er det totalt 300 til 350 besvarelser.

Det betyr at teamene leverer anbud nesten hver eneste dag.

Høy risiko for å miste noe i en manuell prosess

Teamene hadde et velfungerende system: alle anbud som ble vurdert, ble registrert i et Excel-ark med oversikt over status, ansvar og frister. Varsler kom inn på e-post fra ulike portaler og måtte flyttes manuelt over i listen. Problemet lå ett steg tidligere, i selve varslingslaget.

– Varslingssystemet vi brukte sendte av og til samme melding flere ganger over noen dager, sier Haugsnes. – Da ble du usikker på om noen allerede hadde fanget det opp, eller om du var i ferd med å starte en parallell prosess ved siden av en kollega. Glemte vi å registrere anbudet i listen, var det i praksis borte. For å sikre at vi ikke mistet noe, bygde vi opp mange ekstra rutiner som egentlig ikke burde vært nødvendige.

Som børsnotert selskap, tett knyttet til et globalt konsern i Storbritannia, opererer Compass Group med strenge rammer for hvilke kontrakter som er lønnsomme å by på. Ubegrensede erstatningsrammer, ugunstige oppsigelsesvilkår og mangelfull prisregulering er alle røde flagg som kan gjøre et anbud uaktuelt, uansett størrelsen på kontrakten.

– Disse vilkårene kunne ligge spredt utover hundrevis av sider, og å grave dem frem tok tid vi heller burde brukt på selve tilbudet, sier Haugsnes. – Vi har sittet nesten klar til å levere, og så måtte vi forkaste anbudet fordi innkjøper hadde urimelige kontraktsvilkår. Det er en sårbar posisjon å være i.

Full kontroll og raskere kvalitetsvurdering

Med Cobrief er hverdagen en annen. Alle anbudsvarsler samles nå i én og samme plattform, enten de kommer fra offentlige utlysningsportaler eller private aktører med egne portaler. Hvert varsel vises én gang, med tydelig eierskap og status.

Et av Norges mest erfarne anbudsteam innen facility management: Marcelle Mauritzson og Henriette Haugsnes i Compass Group.

– Nå sorterer vi raskt ut det som ikke er aktuelt, og det som er relevant får en eier med en gang. Vi har full kontroll på hva som er i pipelinen og hvem som har ansvar for hva, sier Haugsnes.

Cobriefs AI-funksjoner analyserer konkurransegrunnlaget automatisk og samler tildelingskriterier, kontraktsvilkår, dokumentasjonskrav og potensielle røde flagg på ett sted. Det gir teamet full oversikt tidlig i prosessen og gjør det langt enklere å vurdere om et anbud er riktig å delta i, uten å bruke timer på å lete gjennom dokumenter.

– Vi får en komplett oversikt med en gang. Det gjør at vi kan ta informerte beslutninger om vi skal delta, og vi slipper å oppdage kritiske hindre halvveis inn i besvarelsen, sier Haugsnes.

For Marcelle Mauritzson, som kom til Compass Group med bakgrunn som tekstforfatter, er det den frigjorte skrivetiden som betyr mest.

– Det mest tidkrevende i anbudsarbeidet er den interne dokumentasjonen: skatteattester, finansiell kapasitet, referanser. Det jeg virkelig synes er morsomt, er å skrive selve tilbudet. Vi skal skape en fortelling som treffer kunden, og det er det som vinner kontrakten, sier Mauritzson.

– Nå henter Cobrief frem informasjonen jeg trenger, så jeg kan bruke energien på å skrive et godt, personlig tilbud. Det gjør en stor forskjell i hverdagen, legger hun til.

Vinner mer, mister mindre

Volumet på anbud er omtrent det samme som før. Men kvaliteten er høyere, og risikoen for å miste muligheter er betydelig redusert.

– Det er vanskeligere å miste anbud nå. Vi har full oversikt i Cobrief, og ingenting faller mellom stolene slik det kunne gjøre før, sier Haugsnes.

Tid som spares på manuelt arbeid, reinvesteres i bedre besvarelser.

– Den tiden du frigjør, ser du igjen i kvaliteten på det du leverer, sier Mauritzson.

Henriette Haugsnes og Marcelle Mauritzson fra Compass Group med Tellef Tveit, kommersiell leder i Cobrief.

Compass Group trekker også frem samarbeidet med Cobrief som en suksessfaktor.

– Dere lytter faktisk til forslagene våre. Det er veldig kort vei fra tilbakemelding til faktiske forbedringer i produktet. Og jeg liker at dere er så proaktive og oppsøker oss direkte. Det betyr mye for samarbeidet, sier Haugsnes.