Hva er en
tilbudsinnbydelse
Også kjent som: ITT, invitasjon til å inngi tilbud
En tilbudsinnbydelse er en formell invitasjon fra oppdragsgiver til leverandører om å utarbeide og levere tilbud i en offentlig anskaffelse. Dokumentet utgjør vanligvis den innledende delen av konkurransegrunnlaget og setter rammene for hele konkurransen — fra frister og prosedyreregler til hvilke krav som stilles. I toprosedyrer som begrenset anbudskonkurranse er tilbudsinnbydelsen den spesifikke invitasjonen som sendes til leverandører som har blitt prekvalifisert.
Hvordan fungerer en tilbudsinnbydelse?
I en åpen anbudskonkurranse er tilbudsinnbydelsen i praksis konkurransegrunnlagets del 1 — dokumentet som publiseres sammen med kunngjøringen og gir leverandørene all informasjon de trenger for å levere tilbud. Her beskrives anskaffelsens omfang, tildelingskriteriene, frister og administrative regler.
I en begrenset anbudskonkurranse fungerer tilbudsinnbydelsen annerledes. Etter prekvalifiseringen sender oppdragsgiveren en skriftlig og samtidig invitasjon til de utvalgte leverandørene om å inngi tilbud. Invitasjonen skal blant annet angi internettadressen der konkurransegrunnlaget er tilgjengelig, jf. FOA § 16-12. Tilbudsfristen skal som hovedregel være minst 30 dager fra invitasjonen sendes, men kan forkortes dersom oppdragsgiveren aksepterer elektronisk innlevering. Tilsvarende prosess gjelder for konkurranse med forhandling og andre toprosedyrer.
Hva inneholder en tilbudsinnbydelse?
- Beskrivelse av behovet: Hva som skal anskaffes, omfang og leveranseperiode
- Prosedyreregler: Hvilken anskaffelsesprosedyre som brukes og hvordan konkurransen gjennomføres
- Kvalifikasjonskrav: Hvilke krav leverandørene må oppfylle og hvilken dokumentasjon som skal vedlegges
- Tildelingskriterier: Hvordan tilbudene vil bli evaluert og vektet
- Frister: Tilbudsfrist og eventuelle andre viktige datoer
- Kontraktsvilkår: Henvisning til kontraktsbetingelser og vedlegg
Verktøy som Cobrief gjør det enkelt å oppdage nye tilbudsinnbydelser på tvers av offentlige portaler, slik at leverandører kan reagere raskt og ikke gå glipp av relevante muligheter.
En tilbudsinnbydelse er selve startskuddet for leverandørens tilbudsarbeid. Et godt utformet dokument gir like konkurransevilkår og sikrer at alle leverandører har den informasjonen de trenger for å levere et konkurransedyktig tilbud.