Hva er en
styringsparameter
Også kjent som: KPI, måleindikator, resultatindikator
En styringsparameter er en målbar indikator som beskriver i hvilken grad en virksomhet når sine mål innen anskaffelser. Begrepet brukes i norsk økonomiregelverksterminologi og er i praksis synonymt med KPI (Key Performance Indicator). Ved å måle og rapportere styringsparametere kan innkjøpsmiljøer dokumentere verdien av godt anskaffelsesarbeid overfor ledelsen.
Hvordan fungerer styringsparametere?
Styringsparametere fungerer som et bindeledd mellom virksomhetens overordnede mål og det daglige anskaffelsesarbeidet. Prosessen starter med å identifisere hvilke mål virksomheten har — for eksempel økt avtaledekning, lavere innkjøpskostnader eller bedre miljøresultater. Deretter velges konkrete parametere som kan måles med en formel, slik som «antall konkurranser med miljøkrav delt på totalt antall konkurranser».
DFØ anbefaler at virksomheter starter med tre til fem styringsparametere som knyttes direkte til overordnede mål. Resultatene måles og rapporteres jevnlig til ledelsen — typisk kvartalsvis. DFØ har utviklet et rammeverk med styringsparametere fordelt på fire områder: prosess, digitalisering, effektivisering og bærekraft.
Vanlige styringsparametere for anskaffelser
- Avtaledekning: Andel innkjøp som gjøres på eksisterende rammeavtaler
- Besparelse: Dokumentert kostnadsreduksjon sammenlignet med tidligere avtaleperioder
- Miljø: Andel konkurranser med klima- og miljøhensyn i kravene
- Leverandørdialog: Omfang av markedsdialog før konkurranse
- Kontraktsoppfølging: Grad av systematisk oppfølging i kontraktsperioden
Verktøy som Cobrief kan hjelpe leverandører med å forstå hvilke parametere oppdragsgivere typisk måler på, slik at tilbud kan tilpasses det som faktisk vektlegges.
En undersøkelse fra PwC viser at bare 11 % av kommunale og 25 % av statlige virksomheter bruker styringsparametere i stor grad. De virksomhetene som har innført systematisk måling, har gjerne en anskaffelsesstrategi som er bedre forankret i hele organisasjonen. Styringsparametere er dermed ikke bare et rapporteringsverktøy — de er en forutsetning for å løfte anskaffelser fra en administrativ til en strategisk funksjon.