risikostyring

Risikostyring i offentlige anskaffelser handler om å systematisk identifisere, vurdere, håndtere og følge opp forhold som kan påvirke en anskaffelse negativt. Tenk på det som en strukturert gjennomgang av alt som kan gå galt — og en konkret plan for hvordan utfordringene skal møtes. Både DFØ og Anskaffelser.no anbefaler at risikostyringen starter tidlig i planleggingsfasen, før konkurransen kunngjøres.

Hvordan fungerer risikostyring?

Risikostyring følger vanligvis fire steg. Først defineres målene for anskaffelsen og kritiske suksessfaktorer — uten klare mål er det umulig å vurdere hva som utgjør en reell risiko. Deretter identifiseres mulige risikoer, for eksempel forsinket leveranse, manglende kompetanse i markedet, eller formelle feil i konkurransegrunnlaget.

Neste steg er å klassifisere risikoene etter sannsynlighet og konsekvens, gjerne i en risikomatrise. En risiko med høy sannsynlighet og alvorlig konsekvens krever umiddelbare tiltak, mens en risiko med lav sannsynlighet kan aksepteres eller overvåkes. Til slutt utarbeides konkrete tiltak, og ansvarlige utpekes for å følge opp risikoene gjennom hele anskaffelsens levetid.

Typiske risikoer i offentlige anskaffelser

Risikoer kan oppstå i alle faser av en anskaffelse:

• Uklare kravspesifikasjoner som fører til feil leveranser eller uventede kostnader
• Leverandørsvikt eller kapasitetsproblemer hos underleverandører
• Prisendringer og valutasvingninger som påvirker kontraktsøkonomien
• Formelle feil som kan føre til avlysning eller klage til KOFA
• Brudd på seriøsitetskrav eller menneskerettigheter i leverandørkjeden

Anskaffelsesloven § 5 pålegger offentlige oppdragsgivere å ha rutiner for å fremme menneskerettigheter i anskaffelser med risiko for brudd. ISO 31000 og COSO ERM er anerkjente rammeverk som mange norske virksomheter baserer sin risikostyring på. Verktøy som Cobrief kan hjelpe leverandører med å forstå risikolandskapet i kommende konkurranser og innrette tilbudene sine deretter.

Risikostyring er ikke noe man gjør én gang og legger bort — det er en løpende prosess som bør oppdateres ved vesentlige endringer i anskaffelsen. Med systematisk risikostyring får oppdragsgiver langt bedre forutsetninger for å lykkes med innkjøpet og unngå kostbare feil.