Hva er
EHF
Også kjent som: Elektronisk Handelsformat
EHF (Elektronisk Handelsformat) er Norges standard for elektronisk utveksling av handelsdokumenter mellom virksomheter og offentlige oppdragsgivere. Formatet gjør det mulig å sende dokumenter som fakturaer, ordrer og kataloger maskinelt mellom ulike IT-systemer, uten manuell inntasting eller kostbare systemintegrasjoner.
Hvordan fungerer EHF?
EHF-dokumenter er strukturerte XML-filer som sendes via Peppol eDelivery-nettverket. Tenk på det som et felles språk for handelsdokumenter: uansett hvilket regnskapssystem avsender og mottaker bruker, kan dokumentene tolkes automatisk.
For å motta EHF-dokumenter må virksomheten registrere seg i ELMA (Elektronisk mottakeradresseregister), som administreres av Digitaliseringsdirektoratet. DFØ utvikler og forvalter selve EHF-spesifikasjonene, som er bygget på det internasjonale rammeverket UBL 2.1 og harmonisert med Peppol BIS-standarden.
Krav i offentlige anskaffelser
Alle offentlige oppdragsgivere er pålagt å kreve elektronisk faktura i EHF-format. Forskrift om elektronisk faktura i offentlige anskaffelser (FOR-2019-04-01-444) implementerer EU-direktiv 2014/55/EU i norsk rett. Viktige milepæler:
- 2012: Statlige virksomheter begynte å kreve EHF-faktura fra leverandører
- 2015: Kravet ble utvidet til kommuner og fylkeskommuner
- 2019: Forskriften trådte formelt i kraft og gjelder anskaffelser over 100 000 kroner ekskl. mva. (innslagspunktet heves til 500 000 kr fra 1. juli 2026)
Godkjente formater er EHF Fakturering 3.0 eller nyere og Peppol BIS Billing 3.0 eller nyere. For kontrakter over EØS-terskelverdi aksepteres også andre formater som følger den europeiske standarden EN 16931.
Mer enn bare faktura
Selv om EHF er mest kjent for elektronisk fakturering, dekker formatet hele bestilling-til-betaling-kjeden:
- Faktura og kreditnota: det mest brukte formatet, i praksis identisk med Peppol BIS Billing 3.0
- Ordre og ordrebekreftelse: automatiserer bestillingsprosessen mellom oppdragsgiver og leverandør
- Katalog: elektroniske produktkataloger for rammeavtaler
- Pakkseddel: bekrefter levering av varer
Verktøy som Cobrief kan hjelpe leverandører med å holde oversikt over kunngjøringer der krav til elektronisk dokumentutveksling er spesifisert i konkurransegrunnlaget.
EHF er ryggraden i elektronisk handel med det offentlige i Norge. Med over 116 millioner EHF-dokumenter sendt årlig er formatet godt etablert, og leverandører som vil delta i offentlige anbud må sørge for at systemene deres støtter standarden.