egenrapportering

Egenrapportering er et verktøy i kontraktsoppfølging der leverandøren selv rapporterer om hvordan de etterlever kontraktsvilkårene i en offentlig kontrakt. Mens en egenerklæring brukes som foreløpig bevis i selve konkurransefasen, brukes egenrapportering etter at kontrakten er signert — som en del av den løpende oppfølgingen.

Hvordan fungerer egenrapportering?

Oppdragsgiver sender et egenrapporteringsskjema til leverandøren, som skal besvare spørsmål om etterlevelse av kravene i kontrakten. DFØ har utarbeidet standardiserte skjemaer for to hovedområder:

• Lønns- og arbeidsvilkår: Leverandøren rapporterer om lønn, arbeidstid og arbeidsforhold de tilbyr sine ansatte. Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter § 7 pålegger oppdragsgiver å gjennomføre «nødvendig kontroll», og egenrapportering er et viktig verktøy for å oppfylle denne kontrollplikten.
• Menneskerettigheter i leverandørkjeden: For høyrisikoprodukter inneholder skjemaet spørsmål om leverandørens aktsomhetsvurderinger i henhold til OECDs retningslinjer for ansvarlig næringsliv, fordelt på seks trinn.

DFØ anbefaler at skjemaet sendes ut samtidig med kontraktssignering og besvares innen seks uker. Nytt skjema bør innhentes årlig gjennom hele kontraktsperioden. Svarene danner grunnlag for risikovurdering — avdekker de røde flagg, kan oppdragsgiver gå videre med dokumentasjonsgjennomgang og kontroll.

Når bør egenrapportering brukes?

• Ved tjeneste- og bygge- og anleggskontrakter der forskrift om lønns- og arbeidsvilkår gjelder
• Ved rammeavtaler med store leverandører for høyrisikoprodukter over 50 millioner kroner (forenklet versjon for lavere verdier)
• Når seriøsitetskrav stiller krav til oppfølging av arbeidsvilkår og lærlingordninger

Å varsle om krav til egenrapportering allerede i kunngjøringen kan i seg selv ha forebyggende effekt mot brudd i kontraktsperioden. Verktøy som Cobrief kan hjelpe leverandører med å holde oversikt over rapporteringskrav og frister i pågående kontrakter.

Egenrapportering er et sentralt virkemiddel for å sikre at offentlige kontrakter etterleves som avtalt. Kombinert med dialog og uavhengig kontroll bidrar det til et seriøst og ansvarlig leverandørmarked.