Hva er
eForms
Også kjent som: nye kunngjøringsskjemaer, elektroniske kunngjøringsskjemaer
eForms er EUs standardiserte digitale skjemaer for kunngjøring av offentlige anbud. Skjemaene ble innført gjennom EU-kommisjonens gjennomføringsforordning (EU) 2019/1780 og erstattet de tidligere kunngjøringsskjemaene fra 2015. Målet er å gjøre anskaffelser mer transparente, redusere administrativ byrde for innkjøpere, og gjøre anskaffelsesdata enklere å analysere på tvers av landegrenser.
Hvordan fungerer eForms?
Når en oppdragsgiver skal kunngjøre en anskaffelse, fyller de ut et eForms-skjema gjennom sitt konkurransegjennomføringsverktøy (KGV). Skjemaet sendes til Doffin, som er eneste godkjente eSender i Norge. Doffin validerer innholdet og sender kunngjøringer over EØS-terskelverdi videre til TED (Tenders Electronic Daily).
eForms ble obligatorisk i Norge fra 25. oktober 2023, da nye Doffin ble lansert med eForms som eneste støttede format. Standarden omfatter 46 ulike skjematyper som dekker hele anskaffelsesløpet, fra forhåndskunngjøringer og konkurranseutlysninger til kontraktstildelinger og resultatmeldinger. I Norge brukes eForms-formatet også for anskaffelser under EØS-terskelverdi, selv om EU-kommisjonen ennå ikke har ferdigstilt egne skjemaer for dette segmentet.
Hva er nytt med eForms?
eForms innfører flere viktige forbedringer sammenlignet med de gamle kunngjøringsskjemaene:
- Strukturerte data: Felles standard og terminologi gjør det enklere å søke, filtrere og analysere kunngjøringer på tvers av land
- Nye datafelt: Obligatoriske felt for blant annet grønne anskaffelser, EU-midler og rammeavtaler
- Maskinlesbart format: eForms SDK (Software Development Kit) gjør at skjemaene i stor grad kan fylles ut automatisk av innkjøpssystemene, fremfor å måtte fylles ut manuelt av innkjøpere
- Bedre datakvalitet: Validering ved innsending sikrer at kunngjøringer inneholder all påkrevd informasjon før publisering
En viktig endring er at eForms bruker begrepene «standard regime» for ordinære anskaffelser og «forenklet regime» for helse- og sosialtjenester og andre tjenester omfattet av vedlegg IV i anskaffelsesdirektivet.
Verktøy som Cobrief utnytter den forbedrede datastrukturen i eForms til å gjøre det enklere for leverandører å oppdage relevante anbud.
eForms representerer et viktig steg i digitaliseringen av offentlige anskaffelser i EØS-området. For leverandører betyr det mer standardisert og søkbar informasjon om forretningsmuligheter, og for oppdragsgivere et bedre grunnlag for datadrevne beslutninger og økt transparens.