Slik bygger du en anbudsvarsling som treffer riktig

En god anbudsvarsling skal gjøre Doffin-arbeidet enklere, ikke mer slitsomt. Likevel opplever vi at mange leverandører gir opp varslingen sin etter noen uker, ikke fordi den ikke virker, men fordi den varsler om for mye. Varslene fyller innboksen, og de relevante mulighetene drukner i støy.

Vi har sett mange oppsett gjennom årene, både de som fungerer godt og de som tipper over. I denne artikkelen deler vi det vi ser fungerer hos leverandørene som har bygget en varsling som faktisk er nyttig.

Hva en god anbudsvarsling egentlig skal gjøre for deg

I motsetning til anbudssøk, der dere selv går inn og leter etter relevante kunngjøringer når dere har tid, er varslingen et passivt verktøy som leverer det dere har bedt om. Det er greit å være tydelig på hva dere vil ha ut av den før dere begynner å konfigurere noe.

En god varsling kombinerer som regel tre eller fire filtre: CPV-koder og nøkkelord som fanger opp de aktuelle kunngjøringene, geografi der det er relevant, og en relevansvurdering basert på selskapsprofilen. Her er det nyttig å vite hvordan filtrene spiller sammen: CPV-koder og nøkkelord utvider fangsten, for et anbud blir varslet hvis det matcher enten en av kodene dine eller ett av nøkkelordene dine. Geografi og relevansepoeng gjør det motsatte og strammer inn. Det er samspillet mellom det som utvider og det som strammer inn som gir treffsikkerhet, ikke ett enkelt filter alene.

Start med CPV-kodene, men ikke stopp der

CPV-kodene (kalt "Innkjøpskoder" i Cobrief) er fundamentet i de fleste varslingsoppsett, og det er en grunn til det. De er standardiserte, og oppdragsgivere bruker dem på alle kunngjøringer. Men de er også "grovere" enn du tror.

Det vi ser hos leverandørene vi snakker med, er at de starter med en eller to koder de "tror" passer, og så blir de overrasket over hva som faller utenfor. Det er rundt ti tusen CPV-koder å velge mellom, og samme tjeneste kan ligge under flere ganske ulike grener. En IT-sikkerhetsleverandør kan finne treffene sine både under konsulenttjenester (72-koder) og forretningstjenester (79-koder).

Det kan være lurt å bruke litt tid på å bla rundt i CPV-treet. Se på hva som ligger ved siden av kodene dere først tenkte på, og test om noen av disse også gir relevante treff.

Nøkkelord og fritekst er gode presisjonsverktøy

Hvis CPV-kodene gir deg bredden, er nøkkelordene det som gir presisjon. Det er her du kan fange opp de spesifikke prosjektene som ikke nødvendigvis har fått en åpenbar kode.

For eksempel: hvis dere jobber innen "smart bygg" eller "bygningsautomasjon", kan dere fange kunngjøringer som er CPV-tagget som rene byggekontrakter, men der innholdet faktisk handler om automasjon. Det er ikke noe galt med oppdragsgiverens koding, men nøkkelordet treffer ofte mer presist enn koden alene.

Her er det verdt å vite hvordan nøkkelordene faktisk fungerer, for det overrasker mange. Hvert nøkkelord vurderes for seg, og et anbud slår ut hvis teksten inneholder minst ett av ordene deres. Dere kan altså ikke kreve at både "automasjon" og "smart" står i samme kunngjøring ved å legge dem inn som to nøkkelord: da får dere tvert imot varsler om alt som nevner det ene eller det andre. Det betyr også at flere nøkkelord utvider varslingen, ikke innsnevrer den. Vil dere være mer presise, er grepet å bruke mer spesifikke ord eller uttrykk, for eksempel "bygningsautomasjon" som ett nøkkelord i stedet for "smart" og "automasjon" hver for seg (et nøkkelord som består av flere ord, treffer når ordene står ved siden av hverandre). Selve innsnevringen kommer fra geografi og relevansepoeng, som vi kommer til under.

Geografi: hvor mye eller lite skal varslingen filtrere?

For mange leverandører er region viktig. Hvis dere skal levere fysisk på stedet, gir det lite mening å få varsler om regioner dere ikke opererer i. Da er det greit å sette et geografisk filter med en gang.

Her er det ett poeng som er lett å misforstå: det geografiske filteret i Cobrief går på sted for gjennomføring, altså hvor leveransen faktisk skal skje, ikke hvor oppdragsgiveren har kontoradressen sin. En oppdragsgiver i Oslo kan lyse ut en kontrakt som skal leveres i Tromsø, og motsatt. Det er stedet for leveransen dere velger, ikke oppdragsgiverens beliggenhet.

For andre er geografi nesten irrelevant. Digitale tjenester, konsulentbistand og nasjonale rammeavtaler bør ikke filtreres bort. Slike kunngjøringer er ofte ikke knyttet til ett bestemt sted, og da må dere huske å ta med valget "Ikke stedsbundet" i det geografiske filteret, ellers forsvinner de. Det er en av de vanligste fallgruvene vi ser: et selskap avgrenser til sin egen region, glemmer de stedløse kunngjøringene, og oppdager først flere måneder senere at de gikk glipp av en nasjonal rammeavtale.

Et godt utgangspunkt er å være romslig med geografi i starten, og heller stramme inn etter at dere har sett hva slags treff dere faktisk får.

Det vi ser som vanlige fallgruver

Når vi går gjennom varslingsoppsett sammen med leverandører, går de samme tingene igjen.

Den ene er for mange CPV-koder. Når listen blir veldig lang, blir varslingen så bred at den mister hensikten. Dere får varslet om alt mulig som ligger i samme generelle kategori, og det viktige drukner.

Den andre er det motsatte: kun én eller to koder. Det føles trygt, men det betyr nesten alltid at dere går glipp av reelle muligheter som er kodet på en litt annen måte enn dere antok.

Den tredje er at filtrene aldri blir oppdatert. En leverandør som har lansert en ny tjeneste, eller utvidet til et nytt geografisk område, har ofte en varsling som fortsatt reflekterer hvor de var for en god stund tilbake.

Og den fjerde, kanskje mest undervurderte: de tester aldri filtrene før de starter. Det kan være verdt å se på den siste tiden med kunngjøringer som ville matchet, før dere lar varslingen rulle. Da ser dere raskt om filtrene er for brede, for snevre, eller bare litt skjeve.

Slik blir varslingen bedre over tid

Du vil aldri få filtrene perfekt på første forsøk, og det skal du heller ikke. Det vi opplever fungerer best, er å se på varslingen som noe som finjusteres over tid.

Et enkelt grep er å notere kort hvilke treff dere åpner og bruker tid på, og hvilke dere kaster med en gang. Etter en periode med faktisk bruk har dere et lite datagrunnlag som forteller dere hvor filtrene treffer godt og hvor de bommer. Da blir justeringene konkrete.

For dem som vil ha en lettere vei dit, er anbudsvarslingen i Cobrief bygget rundt en selskapsprofil. Den gir hvert anbud en relevansepoengsum basert på hvor godt det passer profilen deres, altså CPV-kodene, nøkkelordene og innkjøperne dere har prioritert. Poengsummen kan brukes på to måter: til å sortere anbudene med de mest relevante øverst, og til å sette en nedre grense slik at anbud under en viss poengsum ikke varsles i det hele tatt. Da kan dere dempe støyen uten å måtte endre på selve kodene og ordene.

Tilsvarende har anbudssøk-funksjonen vår de samme filtrene som varslingen, slik at dere kan teste oppsett mot historiske data før dere setter varslingen i drift.

Avslutningsvis

En velbygd anbudsvarsling er én av de få investeringene i anbudsarbeid som betaler tilbake hver eneste uke i lang tid. Det krever bare litt arbeid å sette opp ordentlig, og litt finjustering underveis. Forresten: Hos Cobrief er anbudsvarsling helt gratis! Mer om hvordan Doffin henger sammen med resten av anskaffelseslandskapet kan du lese i artikkelen vår om Doffin.

Vi i Cobrief sparrer gjerne med dere som vil gå gjennom oppsettet sammen. Bare ta kontakt om dere lurer på noe.