Slik bygger du en anbudsvarsling som treffer riktig

En god anbudsvarsling skal gjøre Doffin-arbeidet enklere, ikke mer slitsomt. Likevel opplever vi at mange leverandører gir opp varslingen sin etter noen uker, ikke fordi den ikke virker, men fordi den varsler om for mye. Varslene fyller innboksen, og de relevante mulighetene drukner i støy.

Vi har sett mange oppsett gjennom årene, både de som fungerer godt og de som tipper over. I denne artikkelen deler vi det vi ser fungerer hos leverandørene som har bygget en varsling som faktisk er nyttig.

Hva en god anbudsvarsling egentlig skal gjøre for deg

I motsetning til anbudssøk, der dere selv går inn og leter etter relevante kunngjøringer når dere har tid, er varslingen et passivt verktøy som leverer det dere har bedt om. Det er greit å være tydelig på hva dere vil ha ut av den før dere begynner å konfigurere noe.

En god varsling kombinerer som regel tre eller fire filtre: CPV-koder for bredde, nøkkelord for presisjon, geografi der det er relevant, og en form for relevansvurdering basert på selskapsprofilen. Det er kombinasjonen som gir treffsikkerhet, ikke ett enkelt filter alene.

Start med CPV-kodene, men ikke stopp der

CPV-kodene er fundamentet i de fleste varslingsoppsett, og det er en grunn til det. De er standardiserte, og oppdragsgivere bruker dem på alle kunngjøringer. Men de er også "grovere" enn du tror.

Det vi ser hos leverandørene vi snakker med, er at de starter med en eller to koder de "tror" passer, og så blir de overrasket over hva som faller utenfor. Det er rundt ti tusen CPV-koder å velge mellom, og samme tjeneste kan ligge under flere ganske ulike grener. En IT-sikkerhetsleverandør kan finne treffene sine både under konsulenttjenester (72-koder) og forretningstjenester (79-koder).

Det kan være lurt å bruke litt tid på å bla rundt i CPV-treet. Se på hva som ligger ved siden av kodene dere først tenkte på, og test om noen av disse også gir relevante treff.

Nøkkelord og fritekst er gode presisjonsverktøy

Hvis CPV-kodene gir deg bredden, er nøkkelordene det som gir presisjon. Det er her du kan fange opp de spesifikke prosjektene som ikke nødvendigvis har fått en åpenbar kode.

For eksempel: hvis dere jobber innen "smart bygg" eller "bygningsautomasjon", kan dere fange kunngjøringer som er CPV-tagget som rene byggekontrakter, men der innholdet faktisk handler om automasjon. Det er ikke noe galt med oppdragsgiverens koding, men nøkkelordet treffer ofte mer presist enn koden alene.

Samtidig er det verdt å advare litt mot å gjøre nøkkelord-filtrene for snevre. Hvis dere krever at både "automasjon" og "smart" må stå i teksten, mister dere alle de kunngjøringene som bare bruker det ene ordet. En kombinasjon av brede CPV-filter og smalere nøkkelord-filter pleier å gi best balanse: én liste med mange treff der dere selv plukker, og én med få treff som nesten alltid er relevante.

Geografi: hvor mye eller lite skal varslingen filtrere?

For mange leverandører er fylke eller region viktig. Hvis dere skal levere fysisk på stedet, gir det lite mening å få varsler om kommuner dere ikke opererer i. Da er det greit å sette geografisk filter med en gang.

For andre er geografi nesten irrelevant. Digitale tjenester, konsulentbistand og rammeavtaler som dekker hele landet bør ikke filtreres bort av hvor oppdragsgiver sitter. Det er en av de vanligste fallgruvene vi ser: et selskap setter geografisk filter til Oslo og omegn, og oppdager først flere måneder senere at de gikk glipp av en nasjonal rammeavtale med en oppdragsgiver med adresse i Tromsø.

Et godt utgangspunkt er å være romslig med geografi i starten, og heller stramme inn etter at dere har sett hva slags treff dere faktisk får.

Det vi ser som vanlige fallgruver

Når vi går gjennom varslingsoppsett sammen med leverandører, går de samme tingene igjen.

Den ene er for mange CPV-koder. Når listen blir veldig lang, blir varslingen så bred at den mister hensikten. Dere får varslet om alt mulig som ligger i samme generelle kategori, og det viktige drukner.

Den andre er det motsatte: kun én eller to koder. Det føles trygt, men det betyr nesten alltid at dere går glipp av reelle muligheter som er kodet på en litt annen måte enn dere antok.

Den tredje er at filtrene aldri blir oppdatert. En leverandør som har lansert en ny tjeneste, eller utvidet til et nytt geografisk område, har ofte en varsling som fortsatt reflekterer hvor de var for en god stund tilbake.

Og den fjerde, kanskje mest undervurderte: de tester aldri filtrene før de starter. Det kan være verdt å se på den siste tiden med kunngjøringer som ville matchet, før dere lar varslingen rulle. Da ser dere raskt om filtrene er for brede, for snevre, eller bare litt skjeve.

Slik blir varslingen bedre over tid

Du vil aldri få filtrene perfekt på første forsøk, og det skal du heller ikke. Det vi opplever fungerer best, er å se på varslingen som noe som finjusteres over tid.

Et enkelt grep er å notere kort hvilke treff dere åpner og bruker tid på, og hvilke dere kaster med en gang. Etter en periode med faktisk bruk har dere et lite datagrunnlag som forteller dere hvor filtrene treffer godt og hvor de bommer. Da blir justeringene konkrete.

For dem som vil ha en lettere vei dit, er anbudsvarslingen i Cobrief bygget rundt en selskapsprofil. Den gir hvert anbud en relevanspoengsum basert på hva selskapet faktisk leverer, ikke bare hvilke koder oppdragsgiver har valgt. Det gjør finjusteringen enklere fordi systemet lærer av hva dere prioriterer.

Tilsvarende har anbudssøk-funksjonen vår de samme filtrene som varslingen, slik at dere kan teste oppsett mot historiske data før dere setter varslingen i drift.

Avslutningsvis

En velbygd anbudsvarsling er én av de få investeringene i anbudsarbeid som betaler tilbake hver eneste uke i lang tid. Det krever bare litt arbeid å sette opp ordentlig, og litt finjustering underveis. Forresten: Hos Cobrief er anbudsvarsling helt gratis! Mer om hvordan Doffin henger sammen med resten av anskaffelseslandskapet kan du lese i artikkelen vår om Doffin.

Vi i Cobrief sparrer gjerne med dere som vil gå gjennom oppsettet sammen. Bare ta kontakt om dere lurer på noe.