Bør små bedrifter satse på offentlige anbud?

«Anbud er nok mest for de store aktørene.» Det er en av de vanligste grunnene små bedrifter gir for å la være å delta i offentlige anbud. Men bildet stemmer dårligere enn mange tror. Her tar vi fire av de vanligste mytene, og ser på hva som faktisk gjelder.

Myte 1: «Det er for mye papirarbeid»

Papirarbeid har vært en reell terskel, og det er nettopp derfor regelverket er blitt endret. Egenerklæringen (ESPD) gjør at du slipper å levere alle attester med en gang – du erklærer først at kravene er oppfylt, og det er som regel bare vinneren som må dokumentere alt til slutt. Terskelen for å delta er lavere enn den var før.

Myte 2: «Kontraktene er for store for oss»

Store kontrakter finnes, men de trenger ikke lyses ut som én stor pakke. Ved anskaffelser over EØS-terskelverdi har oppdragsgiver plikt til å vurdere å dele opp kontrakten i mindre delkontrakter, blant annet for at mindre leverandører skal kunne være med. Velger de å ikke dele opp, må det begrunnes. Det betyr at du oftere enn før kan gi tilbud på en bit du faktisk har kapasitet til.

Myte 3: «De etablerte vinner uansett»

Det stemmer at noen leverandører vinner ofte. Men oppdragsgiver skal velge tilbud ut fra tildelingskriteriene som er satt, ikke ut fra hvem som er størst eller mest kjent. Er du god på et delkriterium som teller mye, kan du slå en større aktør. Lokal tilstedeværelse, fleksibilitet og spisskompetanse er ofte fortrinn små bedrifter har.

Myte 4: «Firmaet vårt er for ungt til å kvalifisere»

Mange konkurranser stiller kvalifikasjonskrav om erfaring – for eksempel at leverandøren skal ha gjennomført et visst antall lignende leveranser, eller ha drevet med noe i et visst antall år. For et nystartet selskap kan det se ut som en stengt dør: firmaet har ikke historikken, selv om folkene i det har jobbet med faget i årevis.

Men firmaets fødselsdato og kompetansen i firmaet er to forskjellige ting, og regelverket er mindre kategorisk enn mange tror. DFØ skriver i sin veiledning for kjøp av konsulenttjenester at «nyetablerte leverandører kan dokumentere nødvendig erfaring ved å vise til erfaring som tilbudte personer/ressurser har opparbeidet seg i tjeneste for andre enn leverandøren». DFØ anbefaler også innkjøperne å la de ansattes erfaring telle like mye som firmaets egen – ellers kan erfaringskrav stenge nystartede bedrifter ute. Kvalifikasjonskrav skal dessuten være forholdsmessige – ikke strengere enn nødvendig for kontrakten.

Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA) har vurdert nettopp dette. I sak 2023/1152 var valgte leverandør en forholdsvis nyoppstartet virksomhet, og nemnda la til grunn at et kvalifikasjonskrav om erfaring ikke avskjærer muligheten til å legge vekt på erfaring de ansatte har opparbeidet seg andre steder.

Dette betyr ikke at alt er fritt frem – oppdragsgiver kan fortsatt stille krav til firmaets egen erfaring, og hver konkurranse må leses konkret. Men det betyr at et ungt firma med erfarne folk sjeldnere er sjanseløst enn kravlisten kan gi inntrykk av. Vårt råd: dokumenter nøkkelpersonenes erfaring konkret (CV-er og referanseprosjekter fra tidligere arbeidsgivere), og er kravet formulert som absolutt firmaerfaring, still spørsmålet til oppdragsgiver før spørsmålsfristen: kan erfaringen til tilbudte nøkkelpersoner oppfylle kravet? Spørsmålet koster ingenting, og svaret blir en del av konkurransegrunnlaget for alle.

EU drar i samme retning

Dette er ikke bare norsk. EU jobber aktivt for å slippe små og mellomstore bedrifter til, blant annet gjennom nettopp oppdeling i delkontrakter og mindre dokumentasjon i første runde. Tenkemåten i denne saken gjelder derfor like godt for en leverandør som vil ut i Europa.

Hva du bør gjøre

Hvis du kjenner deg igjen i noen av mytene, er det ingen grunn til å vente på en perfekt anledning. Slik kommer du i gang:

• Se hva som faktisk lyses ut i ditt fag. Søk i Cobrief på det dere leverer. Mange blir overrasket over hvor mange konkurranser som finnes i deres egen bransje og region. Sett gjerne opp anbudsvarsling, så slipper du å sjekke manuelt.
• Les kravene før du bruker tid på tilbudet. Gå gjennom kunngjøringen og kvalifikasjonskravene tidlig. Oppfyller dere dem – eller kan de ansattes erfaring telle, slik vi beskrev over? Er noe uklart, still spørsmål til oppdragsgiver før fristen.
• Se etter delkontrakter. Du trenger ikke ta hele leveransen. Er konkurransen delt opp, kan du gi tilbud på den biten dere har kapasitet til.
• Start i det små. Velg gjerne en mindre konkurranse som første forsøk. Poenget med den første er like mye å lære prosessen som å vinne.

Avslutningsvis

Offentlige anbud er ikke forbeholdt de store. Regelverket er tvert imot bygget for å slippe flere til – gjennom enklere dokumentasjon i første runde, oppdeling i delkontrakter og kvalifikasjonskrav som skal stå i forhold til kontrakten. Den største barrieren er ofte troen på at det ikke er noe for oss.

Vi i Cobrief tar gjerne en prat om hvordan en mindre bedrift kan komme i gang med offentlige anbud.