Mikä on
tarjouskutsu
Tunnetaan myös nimellä: hankintakutsu
Tarjouskutsu on hankintayksikön virallinen kutsu, jolla toimittajia pyydetään jättämään tarjouksia tiettyyn sopimukseen. Tarjouskutsu määrittää hankinnan laajuuden, prosessia ohjaavat säännöt, arviointikriteerit ja jättämismääräajat. EU:n hankintadirektiivin 2014/24/EU mukaan tarjouskutsulla on erityisen tärkeä rooli kaksivaiheisissa menettelyissä, kuten rajoitetussa menettelyssä, jossa vain ennakkoon valitut toimittajat saavat kutsun jättää tarjouksia.
Miten tarjouskutsu toimii?
Avoimessa menettelyssä tarjouskutsu on käytännössä itse hankinta-asiakirja, joka julkaistaan hankintailmoituksen yhteydessä ja on kaikkien kiinnostuneiden toimittajien saatavilla. Se kuvaa hankinnan kohteen, vertailuperusteet, määräajat ja kilpailun hallinnolliset säännöt.
Rajoitetussa menettelyssä tarjouskutsu toimii toisin. Soveltuvuusarviointivaiheen jälkeen, jossa toimittajat osoittavat täyttävänsä soveltuvuusvaatimukset, hankintayksikkö lähettää kirjallisen kutsun valituille ehdokkaille. EU:n direktiivin 2014/24/EU mukaan vähimmäismääräaika tarjousten vastaanottamiselle on 30 päivää kutsun lähettämisestä. Sama kaksivaiheinen malli pätee neuvottelumenettelyyn ja muihin monivaiheisiin hankintamenetelmiin.
Mitä tarjouskutsu tyypillisesti sisältää?
- Hankinnan laajuus: yksityiskohtainen kuvaus hankittavista tavaroista, palveluista tai urakoista
- Menettelysäännöt: mikä hankintamenettely on kyseessä ja miten prosessi toteutetaan
- Soveltuvuusvaatimukset: mitä toimittajien on osoitettava ja mitkä asiakirjat toimitettava
- Vertailuperusteet: miten tarjouksia arvioidaan ja painotetaan
- Jättämismääräaika: tarjousten viimeinen jättöpäivä ja -aika
- Sopimusehdot: viittaus sopimusta ohjaaviin ehtoihin
Cobrief helpottaa uusien tarjouskutsujen löytämistä julkisista portaaleista, jotta toimittajat voivat reagoida nopeasti ja välttää relevanttien mahdollisuuksien ohittamisen.
Tarjouskutsu eroaa yleisemmästä tarjouspyynnöstä siten, että se on tyypillisesti kohdistettu tietyille, ennakkoon valituille toimittajille. Hyvin rakennettu tarjouskutsu varmistaa tasapuoliset lähtökohdat ja antaa kaikille kutsutuille toimittajille tarvittavat tiedot kilpailukykyisen tarjouksen jättämiseen.