Mitä on
sopimusseuranta
Tunnetaan myös nimellä: sopimusvalvonta, sopimuksen seuranta
Sopimusseuranta on järjestelmällinen prosessi, jolla valvotaan julkista sopimusta sopimuksen tekemisen jälkeen sen varmistamiseksi, että toimittaja toimittaa sovittujen ehtojen mukaisesti. Se kattaa kaiken laadun todentamisesta ja poikkeamien hallinnasta sosiaalisten ja työehtojen noudattamisen tarkistamiseen koko sopimuskauden ajan.
Miten sopimusseuranta toimii?
Sopimusseuranta alkaa tyypillisesti aloituskokouksella hankintayksikön ja toimittajan välillä, jossa molemmat osapuolet käyvät läpi sopimuksen ja selventävät vastuut. Riskiarviointi määrittää tarvittavan valvonnan tason: korkean riskin sopimukset saavat tiheämmät tarkastukset.
Päivittäinen sopimusseuranta sisältää toimitusten tarkistamisen vaatimusmäärittelyn mukaisesti, poikkeamien käsittelyn ja sopimusmuutosten laillisuuden varmistamisen. EU:n hankintadirektiivin 2014/24/EU artiklat 70-73 säätelevät sopimuksen toteuttamista, alihankintaa, sallittuja muutoksia ja irtisanomista.
Mitä tulisi seurata?
Tehokas sopimusseuranta kattaa useita keskeisiä osa-alueita:
- Suorituskyky ja laatu: Toimitusten vastaavuuden todentaminen sovittuun laajuuteen ja standardeihin
- Taloudellinen vaatimustenmukaisuus: Hintamuutokset, laskujen tarkastus, vakuudet ja sanktiot
- Työ- ja sosiaaliset vaatimukset: Palkka- ja työehtojen noudattamisen valvonta
- Muutostenhallinta: Muutosten pysyminen direktiivin 2014/24/EU artiklan 72 puitteissa
- Toimitusketju: Vaatimustenmukaisuuden ulottuminen alihankkijoihin
Puitesopimuksissa seuranta sisältää myös tilausten koordinoinnin ja sopimusehtojen noudattamisen valvonnan. Cobrief auttaa toimittajia seuraamaan sopimusten määräaikoja ja toimitusvaatimuksia, mikä sujuvoittaa prosessia molemmille osapuolille.
Sopimusseuranta on yksi hankinnan aliarvostetuimmista vaiheista. Tutkimusten mukaan parempi seuranta voi säästää julkisille hankintayksiköille miljardeja vuosittain ja vahvistaa samalla ostajan ja toimittajan välistä yhteistyösuhdetta.