Mikä on
sisäinen valvonta
Tunnetaan myös nimellä: sisäinen kontrolli
Sisäinen valvonta tarkoittaa organisaation toteuttamia järjestelmällisiä toimenpiteitä, joilla varmistetaan toiminnan suunnittelu, toteutus ja ylläpito sovellettavien lakien ja säädösten mukaisesti. Julkisissa hankinnoissa sisäinen valvonta tarkoittaa rutiinien ja valvontamekanismien luomista, jotka varmistavat ostojen noudattavan kansallista lainsäädäntöä ja EU-direktiivejä, kuten direktiiviä 2014/24/EU.
Miten sisäinen valvonta toimii?
Hankintojen sisäisen valvonnan käsite perustuu kansainvälisesti tunnustettuun COSO-kehykseen, joka määrittelee kolme ydintavoitetta: tehokas ja taloudellinen toiminta, luotettava raportointi sekä lakien ja säädösten noudattaminen. Nämä periaatteet sisältyvät EU:n hankintalainsäädäntöön avoimuuden, yhdenvertaisen kohtelun ja asianmukaisen menettelynhallinnan vaatimusten kautta.
Organisaatiotasolla hankintayksiköiden odotetaan toteuttavan riskiarviointiin perustuvia oikeasuhtaisia valvontajärjestelmiä. Tämä sisältää tyypillisesti neljä vaihetta: johdon sitoutumisen varmistaminen, nykykäytäntöjen kartoitus, valvontatoimenpiteiden suunnittelu ja jatkuva seuranta. Valvonnan tason tulisi heijastaa organisaation hankintatoiminnan kokoa, monimutkaisuutta ja riskiprofiilia.
Hankintojen sisäisen valvonnan keskeiset elementit
- Valtuutuskehys: Selkeä toimivallan delegointi ja määritellyt rahalliset raja-arvot sopimuksentekovallalle
- Hankintaohjeistus: Ero puitesopimuksiin, suorahankintoihin ja tilausten tekoon
- Riskiarvioinnit: Järjestelmällinen virhe- ja sääntöjenvastaisten menettelyjen tunnistaminen
- Vakioidut prosessit: Mallipohjat ja rutiinit, jotka varmistavat hankinta-asiakirjojen asianmukaisen ylläpidon ja kynnysarvojen noudattamisen
- Sääntöjenmukaisuuden seuranta: Todentaminen, että vakiintuneita menettelytapoja noudatetaan käytännössä
Heikko sisäinen valvonta on toistuva tekijä laittomien suorahankintojen taustalla. Organisaatiot ilman riittäviä valvontarutiineja riskeeraavat sakkoja ja mainehaittoja. Cobrief auttaa toimittajia seuraamaan julkisia hankintamenettelyjä, mikä helpottaa osallistumista hyvin hallittuihin hankintaprosesseihin.
Tehokas sisäinen valvonta ei ole kertaluontoinen harjoitus vaan jatkuva prosessi, jonka on kehityttävä sääntelyn, organisaation ja riskiympäristön muutosten mukana. Panostaminen vahvoihin valvontajärjestelmiin vähentää sääntöjenvastaisen toiminnan riskiä ja luo perustan paremmalle julkisten varojen käytölle.