rajoitettu menettely

Rajoitettu menettely on kaksivaiheinen hankintamenettely, jossa hankintayksikkö rajoittaa tarjouksen jättävien toimittajien määrää. Toisin kuin avoimessa menettelyssä, jossa kuka tahansa kiinnostunut voi jättää tarjouksen suoraan, rajoitettu menettely alkaa esivalintavaiheella. Vain hankintayksikön kutsumat toimittajat voivat jättää varsinaisen tarjouksen. Menettely on yksi kahdesta oletusmenettelystä EU-direktiivin 2014/24/EU mukaan avoimen menettelyn ohella.

Miten rajoitettu menettely toimii?

Prosessi etenee kahdessa vaiheessa. Ensin hankintayksikkö julkaisee hankintailmoituksen, ja kaikki kiinnostuneet toimittajat jättävät osallistumishakemuksen. Hankintayksikkö arvioi, täyttävätkö toimittajat soveltuvuusvaatimukset.

Toisessa vaiheessa hyväksytyt toimittajat kutsutaan jättämään tarjoukset tarjouspyynnön perusteella. Jos hyväksyttyjä toimittajia on enemmän kuin halutaan, hankintayksikkö valitsee ehdokkaat puolueettomien ja syrjimättömien perusteiden mukaan. Direktiivin 2014/24/EU 65 artiklan mukaan kutsuttavien ehdokkaiden vähimmäismäärä on viisi.

Milloin rajoitettu menettely on tarkoituksenmukainen?

• Monimutkaiset hankinnat: Kun tarjousten valmistelu ja arviointi on resursseja vaativaa, tarjoajien rajoittaminen keventää työtaakkaa sekä toimittajille että hankintayksikölle.
• Suuri toimittajien kiinnostus: Jos hankinta houkuttelee paljon tarjoajia, kuten konsultointipalvelut, osallistumisen rajoittaminen on tehokkaampaa.
• Ei neuvottelua: Kuten avoimessa menettelyssä, tarjouksista ei neuvotella. Tarjoukset ovat lähtökohtaisesti lopullisia.
• Pidemmät aikataulut: Kaksivaiheinen rakenne tarkoittaa, että kokonaisaikataulu on pidempi kuin avoimissa menettelyissä.

Työkalut kuten Cobrief auttavat toimittajia löytämään rajoitetut menettelyt ajoissa, jotta osallistumishakemusten valmisteluun jää riittävästi aikaa.

Rajoitettu menettely tasapainottaa laajan markkinoille pääsyn ja kohdennetun kilpailun. Esivalitsemalla toimittajat ensin hankintayksikkö varmistaa, että vain kyvykkäät yritykset käyttävät resurssejaan täysimittaisiin tarjouksiin, mikä johtaa laadukkaampiin tarjouksiin ja tehokkaampaan arviointiin.