Mikä on
ohjausparametri
Tunnetaan myös nimellä: KPI, suorituskykymittari, tunnusluku
Ohjausparametri eli KPI (Key Performance Indicator) on mitattava arvo, joka osoittaa, kuinka tehokkaasti organisaatio saavuttaa hankintatavoitteensa. Julkisissa hankinnoissa ohjausparametreilla seurataan kaikkea prosessitehokkuudesta ja kustannussäästöistä kestävyystavoitteisiin, mikä auttaa hankintayksiköitä osoittamaan hyvien hankintakäytäntöjen arvon organisaation johdolle.
Miten ohjausparametrit toimivat?
Ohjausparametrit muuntavat strategiset hankintatavoitteet konkreettisiksi, mitattaviksi tavoitteiksi. Prosessi alkaa tunnistamalla, mitä organisaatio pyrkii saavuttamaan, esimerkiksi laajempi puitesopimuskattavuus, lyhyemmät läpimenoajat tai paremmat ympäristötulokset. Jokainen tavoite yhdistetään mittariin ja laskukaavaan, kuten "ympäristökriteerit sisältävien tarjouskilpailujen määrä jaettuna tarjouskilpailujen kokonaismäärällä".
OECD on tunnistanut neljä hankintasuorituksen ydinosa-aluetta: hankintaprosessin tehokkuus, avoimuus ja läpinäkyvyys, henkilöstön ammattitaito sekä sopimusseuranta. Kansallisella tasolla monet EU:n ja ETA:n maat ovat kehittäneet omia KPI-viitekehyksiään näiden periaatteiden pohjalta.
Yleisiä hankintojen ohjausparametreja
- Sopimusvaatimustenmukaisuus: missä määrin toimittajat toimittavat sovittujen ehtojen ja vaatimusmäärittelyjen mukaisesti
- Kustannussäästöt: dokumentoidut säästöt verrattuna aiempiin sopimuskausiin tai markkinavertailuarvoihin
- Kestävyys: ympäristökriteerit sisältävien menettelyjen osuus
- Läpimenoaika: keskimääräinen kesto tarpeen tunnistamisesta sopimuksen tekemiseen
- Toimittajan suorituskyky: toimitustäsmällisyys, virhetasot ja palvelun reagointikyky
Cobrief auttaa toimittajia ymmärtämään, mitä ohjausparametreja hankintayksiköt tyypillisesti mittaavat, mikä mahdollistaa paremmin kohdennetut tarjoukset.
Isossa-Britanniassa vuoden 2023 hankintalaki otti käyttöön pakolliset KPI:t yli 5 miljoonan punnan julkisille sopimuksille. EU:n direktiivi 2014/24/EU ei määrää erityisiä KPI:ta, mutta se mahdollistaa toimittajien poissulkemisen merkittävien aiempien suorituspuutteiden perusteella. Ohjausparametrit tunnustetaan yhä laajemmin olennaisiksi välineiksi hankintojen kehittämisessä hallinnollisesta toiminnosta strategiseksi funktioksi.