neuvottelumenettely

Neuvottelumenettely on hankintamenetelmä, joka mahdollistaa hankintayksiköiden neuvotella toimittajien kanssa tarjousten parantamiseksi. Toisin kuin avoimessa menettelyssä, jossa jätetyt tarjoukset arvioidaan sellaisinaan, tämä menettely mahdollistaa rakenteellisen vuoropuhelun ja tarjousten iteratiivisen parantamisen neuvottelukierrosten kautta.

Miten neuvottelumenettely toimii?

Menettely etenee kahdessa vaiheessa. Ensin hankintailmoitus julkaistaan TED-tietokannassa, ja kuka tahansa kiinnostunut toimittaja voi pyytää saada osallistua. Hankintayksikkö toteuttaa esivalinnan arvioidakseen, täyttävätkö toimittajat soveltuvuusvaatimukset, ja vain hyväksytyt ehdokkaat kutsutaan jättämään alustavat tarjoukset. Vähintään kolme on kutsuttava aidon kilpailun varmistamiseksi.

Alustavien tarjousten vastaanottamisen jälkeen hankintayksikkö neuvottelee toimittajien kanssa tarjousten parantamiseksi. Neuvottelut voivat kattaa hinnan, laadun, tekniset ratkaisut ja sopimusehdot. Ne voivat edetä peräkkäisinä kierroksina, ja tarjoajien määrää voidaan vähentää kussakin vaiheessa. Hankintayksikkö asettaa sitten yhteisen määräajan lopullisille tarjouksille, joista ei enää neuvotella.

Milloin menettelyä voidaan käyttää?

Direktiivin 2014/24/EU (artikla 26(4)) nojalla hankintayksiköt voivat käyttää tätä menettelyä, kun:

• Hankintayksikön tarpeita ei voida täyttää mukauttamatta valmiina olevia ratkaisuja
• Hankinta sisältää suunnittelua tai innovatiivisia ratkaisuja
• Sopimuksen luonne, monimutkaisuus tai riski edellyttää neuvottelua
• Teknisiä eritelmiä ei voida laatia riittävän tarkasti
• Aiempi avoin tai rajoitettu menettely on tuottanut vain epäkelposia tarjouksia

Vähimmäisvaatimukset ja vertailuperusteet eivät ole neuvoteltavissa, ja kaikkia toimittajia on kohdeltava yhdenvertaisesti koko prosessin ajan. Cobrief auttaa toimittajia löytämään neuvottelumenettelyt varhaisessa vaiheessa, mikä antaa aikaa valmistautua huolellisesti neuvottelukierroksiin.

Neuvottelumenettely antaa hankintayksiköille joustavuutta optimoida tarjouksia vuoropuhelun kautta. Se sopii erityisesti monimutkaisiin hankintoihin, joissa tarpeita ei voida määritellä kokonaan etukäteen, tasapainottaen neuvottelujoustavuuden tiukan yhdenvertaisen kohtelun ja avoimuuden vaatimuksiin.