Mikä on
hankintaprosessi
Tunnetaan myös nimellä: hankinnan elinkaari, hankintasykli
Hankintaprosessi on vaiheittainen kokonaisuus, jota hankintayksikkö noudattaa ostaessaan tavaroita, palveluita tai rakennusurakoita. EU:n hankintadirektiivin 2014/24/EU säätelemänä prosessi varmistaa reilun kilpailun, läpinäkyvyyden ja julkisten varojen vastuullisen käytön. Kun hankinta viittaa julkiseen ostamiseen, hankintaprosessi kuvaa, miten kukin osto toteutetaan.
Miten hankintaprosessi toimii?
Hankintaprosessi jaetaan tyypillisesti kolmeen päävaiheeseen:
1. Suunnittelu Hankintayksikkö tunnistaa tarpeen, tutkii markkinoita ja kehittää kilpailutusstrategian. Tehokas suunnittelu on tärkein onnistumistekijä, sillä mahdollisuus vaikuttaa tuloksiin on suurin prosessin alkuvaiheessa.
2. Kilpailutus Muodollinen menettely alkaa hankintailmoituksen julkaisemisella TED:ssä EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa ja HILMAssa kansallisissa hankinnoissa. Toimittajat jättävät tarjouksensa määräaikaan mennessä, ja hankintayksikkö arvioi ne ennalta määriteltyjen vertailuperusteiden mukaisesti. Voittajan valinnan jälkeen sovelletaan odotusaikaa ennen sopimuksen allekirjoittamista.
3. Sopimuksen hallinta Sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen painopiste siirtyy sopimuksen seurantaan. Hankintayksikkö varmistaa, että toimittaja toimittaa sovitun mukaisesti, hallinnoi tarvittavia muutoksia ja arvioi tulokset sopimuksen päättyessä.
Keskeiset periaatteet koko prosessissa
Hankintaprosessin jokaisessa vaiheessa on noudatettava EU:n hankintaoikeuden perusperiaatteita:
- Syrjimättömyys: kaikkia talouden toimijoita on kohdeltava tasapuolisesti kansallisuudesta riippumatta
- Avoimuus: säännöt, perusteet ja päätökset on viestittävä avoimesti
- Suhteellisuus: vaatimusten on oltava oikeasuhtaisia sopimuksen arvoon ja monimutkaisuuteen nähden
- Tasapuolinen kohtelu: samanlaiset tilanteet on käsiteltävä samalla tavalla
Cobrief auttaa toimittajia pysymään ajan tasalla julkisista hankintamahdollisuuksista kokoamalla ilmoituksia ja yksinkertaistamalla tarjouksen valmistelua.
Hyvin toteutettu hankintaprosessi ylittää pelkän sääntelynmukaisuuden. Parhaat tulokset saavutetaan, kun hankintayksiköt panostavat huolelliseen suunnitteluun, toteuttavat kilpailutuksen ammattimaisesti ja hallinnoivat sopimusta aktiivisesti sen koko keston ajan.