Mikä on
hankintapöytäkirja
Tunnetaan myös nimellä: hankintaraportti, hankintakertomus
Hankintapöytäkirja on virallinen asiakirja, joka tallentaa kaikki merkittävät seikat ja keskeiset päätökset julkisen hankinnan aikana. Se on eräänlainen lokikirja, johon hankintayksikkö kirjaa järjestelmällisesti, mitä tehtiin, miksi ja mitkä seikat vaikuttivat kuhunkin päätökseen.
Miten hankintapöytäkirja toimii?
EU:ssa ja ETA-alueella hankintadirektiivin 2014/24/EU artikla 84 edellyttää, että hankintayksiköt laativat erillisen raportin jokaisesta EU:n kynnysarvot ylittävästä sopimuksesta. Raportti on säilytettävä vähintään kolme vuotta sopimuksen tekemisestä ja asetettava valvontaviranomaisten saataville pyynnöstä.
Vaadittavan yksityiskohtaisuuden taso skaalautuu hankinnan arvon ja monimutkaisuuden mukaan. EU-kynnysarvot ylittävissä sopimuksissa dokumentointivaatimukset ovat kattavat ja nimenomaisesti direktiivissä määritellyt. Kynnysarvojen alla kevyempi dokumentointi voi riittää kansallisten sääntöjen mukaan, mutta avoimuusperiaate on edelleen voimassa.
Mitä pöytäkirjan tulee sisältää?
- Hankintayksikön nimi ja osoite
- Sopimuksen kohde ja arvioitu arvo
- Perustelut valitulle hankintamenettelylle
- Tarjouksen jättäneiden ehdokkaiden tai tarjoajien nimet
- Hylättyjen ehdokkaiden nimet ja hylkäämisen perusteet
- Tarjousten arviointi ja voittajan valinnan perusteet vertailuperusteissa
- Kaikki prosessin aikana tehdyt merkittävät päätökset
Suomessa hankintalaki (1397/2016) edellyttää hankintapäätöksen perustelemista ja asettaa julkisuusvaatimuksia hankinta-asiakirjoille. Markkinaoikeus valvoo sääntöjen noudattamista.
Hankintapöytäkirja on keskeinen myös tiedonsaantioikeuden kannalta. Toimittajat ja kansalaiset voivat pyytää tietoja hankintaprosessista. Cobrief auttaa toimittajia seuraamaan julkisia hankintailmoituksia ja ymmärtämään niiden taustalla olevia prosesseja.
Hyvin ylläpidetty hankintapöytäkirja turvaa julkisen varainkäytön läpinäkyvyyden ja vastuullisuuden. Se suojaa sekä hankintayksikköä että toimittajia tarjoamalla tarkastettavan jäljen siitä, että prosessi on toteutettu sovellettavien sääntöjen mukaisesti.