Mikä on
esivalinta
Tunnetaan myös nimellä: prekvalifiointi
Esivalinta on monien hankintamenettelyjen ensimmäinen vaihe, jossa hankintayksikkö arvioi, ovatko toimittajat päteviä osallistumaan varsinaiseen kilpailuun. Tarkoituksena on varmistaa, että vain perusvaatimukset täyttävät toimittajat pääsevät mukaan, mikä säästää sekä hankintayksikön että toimittajien aikaa.
Miten esivalinta toimii?
Esivalinnan sisältävässä hankintamenettelyssä toimittajien on ensin osoitettava täyttävänsä tietyt soveltuvuusvaatimukset. Nämä voivat sisältää vaatimuksia:
- Taloudellisesta suorituskyvystä (esim. vähimmäisliikevaihto)
- Teknisestä pätevyydestä (esim. aiempi kokemus)
- Ammatillisesta pätevyydestä (esim. tarvittavat sertifikaatit)
Kun hankintayksikkö on arvioinut kaikki hakemukset, se valitsee rajatun määrän toimittajia, jotka kutsutaan osallistumaan varsinaiseen kilpailuun. Määrän on oltava riittävän suuri aidon kilpailun varmistamiseksi, tyypillisesti vähintään kolme toimittajaa.
Käytännön esimerkki
Sairaala tarvitsee uuden osaston rakentamista ja päättää toteuttaa esivalinnan. Hankintailmoituksessa asetetaan seuraavat vaatimukset:
- Vähimmäisvuosiliikevaihto 10 miljoonaa euroa
- Kokemus vähintään kolmesta vastaavasta hankkeesta viimeisten viiden vuoden aikana
- ISO-sertifiointi laadun ja ympäristön osalta
15 kiinnostuneesta toimittajasta ehkä vain kuusi täyttää kaikki vaatimukset. Nämä saavat mahdollisuuden osallistua varsinaiseen tarjouskilpailuun.
Työkalut kuten Cobrief voivat auttaa toimittajia seuraamaan olennaisia esivalintoja ja varmistamaan, että kaikki tarvittavat asiakirjat ovat kunnossa hakemusta jätettäessä.
Esivalinta on erityisen yleinen suurissa tai monimutkaisissa hankkeissa, joissa hankintayksikkö haluaa varmistaa, että toimittajilla on tarvittava kapasiteetti ja asiantuntemus ennen yksityiskohtaisten tarjousten arviointiin käytettävien resurssien sitomista. Tämä säästää kaikkien osapuolten aikaa ja lisää onnistuneen hankkeen todennäköisyyttä.