Mikä on
EHF
Tunnetaan myös nimellä: Electronic Trading Format, Elektronisk Handelsformat
EHF (Elektronisk Handelsformat) on Norjan kansallinen standardi sähköisten kaupankäyntiasiakirjojen vaihtoon yritysten ja julkisten hankintayksiköiden välillä. Formaatti mahdollistaa koneluettavien asiakirjojen, kuten laskujen, tilausten ja tuoteluetteloiden, siirron eri tietojärjestelmien välillä ilman manuaalista tietojen syöttöä.
Miten EHF toimii?
EHF-asiakirjat ovat rakenteellisia XML-tiedostoja, jotka välitetään Peppol eDelivery -verkon kautta. Kyseessä on ikään kuin yhteinen kieli kaupankäyntiasiakirjoille: riippumatta lähettäjän ja vastaanottajan taloushallintojärjestelmästä asiakirjat tulkitaan automaattisesti. EHF-spesifikaatiot perustuvat kansainväliseen UBL 2.1 -kehykseen ja ovat yhdenmukaistettuja Peppol BIS -standardin kanssa.
Suomessa sähköinen laskutus julkisissa hankinnoissa perustuu EU:n direktiiviin 2014/55/EU, joka edellyttää julkisten hankintayksiköiden vastaanottavan sähköisiä laskuja eurooppalaisen standardin EN 16931 mukaisesti. Suomessa HILMA-portaalissa julkaistuissa hankinnoissa vaaditaan tyypillisesti Peppol BIS Billing 3.0 -muotoisia laskuja.
Sääntelyvaatimukset
EU:n direktiivi 2014/55/EU sähköisestä laskutuksesta julkisissa hankinnoissa asettaa vähimmäisvaatimukset kaikille EU/ETA-maille. Norjassa vaatimus on ollut voimassa vuodesta 2012 keskushallinnon osalta ja vuodesta 2015 kuntien osalta. Hyväksyttyjä formaatteja ovat EHF Billing 3.0 tai uudempi ja Peppol BIS Billing 3.0 tai uudempi. ETA-kynnysarvon ylittävissä sopimuksissa hyväksytään myös muut EN 16931 -standardin mukaiset formaatit.
Muutakin kuin laskutusta
EHF kattaa koko tilaus-maksu-ketjun:
- Lasku ja hyvityslasku yleisimmin käytetty formaatti, käytännössä identtinen Peppol BIS Billing 3.0:n kanssa
- Tilaus ja tilausvahvistus automatisoi tilausprosessin hankintayksiköiden ja toimittajien välillä
- Tuoteluettelo sähköiset tuoteluettelot puitesopimuksia varten
- Lähetysilmoitus vahvistaa tavaroiden toimituksen
Cobrief auttaa toimittajia seuraamaan hankintailmoituksia, joissa sähköisten asiakirjojen vaatimukset on määritelty tarjouspyynnössä.
EHF on sähköisen kaupankäynnin selkäranka Norjan julkisella sektorilla. Suomessa vastaava rooli on Peppol BIS -standardeilla, ja toimittajien kannattaa varmistaa järjestelmiensä tuki näille standardeille osallistuakseen julkisiin hankintoihin tehokkaasti.