Mitä ovat
eForms
Tunnetaan myös nimellä: sähköiset vakiolomakkeet
eForms ovat Euroopan unionin standardoidut digitaaliset lomakkeet hankintailmoitusten julkaisemiseen. Komission täytäntöönpanoasetuksella (EU) 2019/1780 perustetut eForms korvasivat vuoden 2015 vakiolomakkeet ja tulivat pakollisiksi 25. lokakuuta 2023 kaikille TED (Tenders Electronic Daily) -palvelussa julkaistaville ilmoituksille.
Miten eForms toimivat?
Kun hankintayksikkö tarvitsee julkaista hankintailmoituksen, se täyttää eForms-pohjaisen mallin kansallisen sähköisen hankintajärjestelmänsä kautta. Suomessa tämä tapahtuu HILMAn kautta. Ilmoitus validoidaan ja lähetetään TED:iin, jossa se tulee haettavaksi kaikissa EU/ETA-jäsenvaltioissa. Standardi kattaa 46 ilmoitusalalaityyppiä koko hankintaelinkaaren ajalta ennakkoilmoituksista ja tarjouspyynnöistä jälki-ilmoituksiin ja tuloksiin.
eForms perustuvat eForms SDK:ssa (Software Development Kit) määriteltyyn yhteiseen tietomalliin, joka mahdollistaa sähköisten hankintaalustojen tuottavan ilmoituksia koneluettavassa XML-muodossa. Tämä tarkoittaa, että suuri osa lomakkeesta voidaan täyttää automaattisesti hankintajärjestelmän toimesta, mikä vähentää merkittävästi hankintayksiköiden hallinnollista taakkaa.
Keskeiset parannukset vanhoihin lomakkeisiin verrattuna
eForms tuovat useita tärkeitä muutoksia:
- Strukturoitu, uudelleenkäytettävä data: Yhteinen luokittelu ja terminologia helpottavat ilmoitusten hakemista, suodattamista ja analysointia yli rajojen
- Uudet pakolliset kentät: Tiedot vihreistä hankinnoista, EU-rahoituslähteistä, puitesopimuksista ja puhtaiden ajoneuvojen direktiivistä
- Parempi tietolaatu: Sisäänrakennetut validointisäännöt varmistavat, että ilmoitukset sisältävät kaikki vaaditut tiedot ennen julkaisua
- Kynnysarvon alittavien tuki: Kansalliset ilmoitukset EU:n kynnysarvojen alapuolella voidaan nyt julkaista TED:ssä erityisillä vapaaehtoisilla lomaketyypeillä
Työkalut kuten Cobrief hyödyntävät eForms-ilmoitusten parannettua datarakennetta auttaakseen toimittajia löytämään relevantit tarjouskilpailut tehokkaammin.
eForms ovat merkittävä askel julkisten hankintojen digitaalisessa muutoksessa koko ETA-alueella. Toimittajille ne tarkoittavat standardoidumpaa ja haettavampaa tietoa liiketoimintamahdollisuuksista. Hankintayksiköille ne tarjoavat vahvemman perustan dataohjautuvalle päätöksenteolle ja paremmalle avoimuudelle.