BAFO (paras ja lopullinen tarjous)

BAFO (Best and Final Offer) on viimeinen tarkistettu tarjous, jonka toimittaja jättää neuvottelukierrosten jälkeen julkisessa hankinnassa. Se edustaa toimittajan vahvinta kaupallista ja teknistä asemaa, eli viimeistä tilaisuutta esittää kilpailukykyisimmät ehdot ennen kuin hankintayksikkö tekee hankintapäätöksen.

Miten BAFO toimii?

Menettelyissä, jotka sallivat neuvottelut, kuten neuvottelumenettelyssä tai kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä, hankintayksikkö käy yhden tai useamman neuvottelukierroksen valittujen toimittajien kanssa. Näiden kierrosten aikana toimittajat saavat palautetta ja voivat tarkentaa ratkaisujaan, hinnoitteluaan ja sopimusehtojaan.

Kun neuvottelut päättyvät, hankintayksikkö asettaa yhteisen määräajan kaikille jäljellä oleville toimittajille lopullisen tarjouksen jättämistä varten. EU-direktiivin 2014/24/EU (29 artikla) mukaan vähimmäisvaatimuksista ja vertailuperusteista ei voida neuvotella, eikä itse BAFO:sta käydä lisäneuvotteluja. Hankintayksikkö arvioi lopulliset tarjoukset ja valitsee kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen.

Keskeiset säännöt ja periaatteet

• Yhteinen määräaika: Kaikilla toimittajilla on oltava sama määräaika lopullisen tarjouksen jättämiseen ja riittävästi aikaa sen valmisteluun
• Tasapuolinen kohtelu: Jokaisella toimittajalla on täytynyt olla vertailukelpoinen mahdollisuus parantaa tarjoustaan neuvotteluvaiheessa
• Ei lisäneuvotteluja: Kun BAFO on jätetty, neuvotteluvaihe on päättynyt. Hankintayksikkö voi ainoastaan pyytää tarkennuksia
• Sitova tarjous: BAFO on oikeudellisesti sitova ja muodostaa sopimuksen perustan

BAFO-vaihe on erityisen tärkeä monimutkaisissa hankinnoissa, joissa alkuperäiset tarjoukset kehittyvät merkittävästi vuoropuhelun aikana. Työkalut kuten Cobrief auttavat toimittajia löytämään neuvottelumenettelyt ajoissa, jotta he voivat rakentaa vahvan aseman ennen lopullista tarjouskierrosta.

BAFO on ratkaiseva hetki neuvottelumenettelyssä. Hyvin valmisteltu lopullinen tarjous, joka sisältää neuvottelukierrosten oivallukset ja palautteen, voi ratkaista sopimuksen voittamisen ja häviämisen välillä.