– Wir zahlten über 100.000 pro Jahr für einen Ausschreibungsservice, den wir nicht verstanden
Branche:
Dienstleistungen
Interview:
Kyrre Engelund, Strategic Sales og Bid Manager
“Wir sind von einer wenig transparenten Lösung zu einer sinnvollen Struktur gewechselt. Wir verbringen weniger Zeit, treffen bessere Entscheidungen darüber, welche Ausschreibungen wir beantworten, und die Qualität der Angebote steigt.”
Das alte System war extrem kostspielig. Als Randstad zu Cobrief wechselte, erhielten sie mehr Kontrolle und gleichzeitig ein Werkzeug, das ihnen tatsächlich hilft, die richtigen Ausschreibungen auszuwählen.
Warum Randstad zu Cobrief gewechselt hat
Randstad bearbeitete im letzten Jahr rund 150 Ausschreibungen mit einem kleinen Team von drei Personen. Jetzt haben sie das Werkzeug gewechselt und bessere Kontrolle gewonnen, sowohl über Zeit und Kosten als auch darüber, welche Ausschreibungen sie beantworten sollten.
Randstad hat ein gemeinsames Ausschreibungsteam, das Angebote quer durch den Konzern erstellt: Rekrutierung, Personalvermittlung, Gesundheitsdienstleistungen und digitale Beratungsleistungen.
– Das alte System war extrem kostspielig, sagt Kyrre Engelund, Strategic Sales und Bid Manager bei Randstad Digital.
Er hatte viel zu viel Zeit damit verbracht zu verstehen, wofür sie eigentlich bezahlten.
– Die Rechnung war unnötig komplex, mit wenig Transparenz bei den Kosten. Es gab auch Herausforderungen im Zusammenhang mit der Kündigung des Vertrags.
Cobrief liefert einen Score und ein klares Go/No-Go
Vor dem Wechsel nutzte Randstad eine eigene Analyse, um zu bewerten, ob sie auf eine Ausschreibung bieten sollten. Der Prozess war gründlich, kostete aber viel Zeit. Das alte System führte dazu, dass sie auf zu viele Ausschreibungen antworteten.
– Wir haben wohl zu vielen nachgejagt, sagt Engelund.
Mit Cobriefs eigenem Bewertungssystem hat sich das geändert.
– Cobrief gibt uns eine bessere Grundlage für Go/No-Go. Das macht unsere Zeitnutzung effizienter.
Experten werden dort eingesetzt, wo sie den meisten Wert schaffen
Ein Grossteil der Fachkompetenz bei Randstad sitzt draussen bei Kunden oder hat andere Verantwortungsbereiche als Ausschreibungen. Das machte die Experten zu Engpässen im Ausschreibungsprozess.
– Ich brauche keine Spezialexpertise mehr, um eine Ausschreibung zu starten. Ich bekomme einen strukturierten ersten Entwurf direkt in Cobrief. Die Experten kommen dort zum Einsatz, wo sie den meisten Wert schaffen, nicht um von Null anzufangen.
Ein Wunsch an die Auftraggeber
Er hat einen Wunsch an diejenigen, die Ausschreibungen gestalten:
– Wir ermutigen zu Ausschreibungen, die einen breiten Wettbewerb ermöglichen. Offenere Ausschreibungen liefern eine bessere Entscheidungsgrundlage und stärkere Angebote.
Für Randstad geht es beim Wechsel zu Cobrief vor allem darum, bessere Angebote abzuliefern.
– Wir sind von einer wenig transparenten Lösung zu einer sinnvollen Struktur gewechselt. Wir verbringen weniger Zeit, treffen bessere Entscheidungen darüber, welche Ausschreibungen wir beantworten, und die Qualität der Angebote steigt. Das ist der Kern des Mehrwerts, den wir aus Cobrief ziehen.
– Ausschreibungsprozesse sind schon komplex genug. Das Werkzeug, das man verwendet, sollte es nicht noch schlimmer machen.
Das sagt Tellef Tveit, kommerzieller Leiter bei Cobrief. Kyrres Erfahrung mit unverständlichen Rechnungen und „Winback-Chaos" ist leider nur eine von vielen ähnlichen Geschichten, die Tellef im letzten Jahr gehört hat.
– Das ist leider eine Erfahrung, die viele andere teilen. Wenn man mit Ausschreibungen arbeitet, braucht man Vorhersehbarkeit. Man sollte genau wissen, wofür man bezahlt. Kein Kleingedrucktes und keine überkomplexen Systeme. Wir möchten das Komplizierte einfach machen, nicht umgekehrt. Ich bin sehr stolz darauf, dass Randstad genau diesen Wert erkennt.
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