Von Wochen auf Stunden: – Ausschreibungsarbeit ist kein Zeitfresser mehr

– Wir sind überall, ohne dass es jemand wirklich weiss. Der Kunde soll glänzen, nicht wir, sagt Geschäftsführer Marius Barhaugen von Eurosign.

Er zeigt stolz den Showroom am Hauptsitz ausserhalb von Oslo. Schilder in allen Grössen, Farben und Formen für Telenor, Synsam, Apotek 1 und Narvesen, und viele andere.

Das ikonische Freia-Schild auf der Karl Johan. Schilder in Parks und Ähnlichem, von und für die Gemeinde Oslo. Alles produziert, verteilt und montiert von Eurosign.

Eurosign ist am Puls der Zeit und setzt neue technologische Lösungen ein, um besser und smarter zu arbeiten. Aber wenn es um die Schilder geht, bleibt vieles beim Alten.

– Wir nutzen Technologie, um effizienter zu werden und Zeit freizusetzen – aber nicht auf Kosten der Schilder selbst. Sie sind und bleiben Handarbeit. Hier wollen wir nicht sparen, ganz im Gegenteil.

– Wir wollen die freigesetzte Zeit nutzen, um noch mehr Sorgfalt und Qualität in jedes Schild zu stecken. Die Schilder sind unser Kernprodukt, und sie sollen höchste Standards erfüllen, sagt Barhaugen. Foto: Eurosign

Öffentliche Ausschreibungen haben nicht Schritt gehalten

Eurosign ist der grösste Akteur in Skandinavien im Bereich Beschilderung. Der Konzern, der in Norwegen und Schweden jährlich rund 200 Millionen NOK umsetzt, hat über 50 Mitarbeitende.

Als Barhaugen im Januar 2025 als Geschäftsführer übernahm, brachte er breite Führungserfahrung aus Industrie, Private Equity und familiengeführten Unternehmen mit.

Mit Ausschreibungen ist er bestens vertraut – sie waren ein roter Faden durch seine gesamte Karriere.

– Auch wenn sich vieles verändert hat, sind öffentliche Ausschreibungen immer noch so wie eh und je. Gleiche Anforderungen, gleiche Dokumente und oft ein gutes Mass an Subjektivität bei den Zuschlagskriterien. Der öffentliche Sektor hat schlicht ein grosses Verbesserungspotenzial, sagt Barhaugen.

Er weist besonders darauf hin, wie Anforderungen an „Einheitspreise" bei komplexen Produkten Lieferanten dazu zwingen, Risiken einzupreisen – was in der Praxis die Endrechnung für die Kommunen verteuert.

– Würde man verstärkt spezifische, zielgerichtete Ausschreibungen nutzen, könnte man sowohl bessere Qualität als auch niedrigere Preise erzielen. Viele im öffentlichen Sektor sollten mehr Einblick haben, wie es bei den Lieferanten tatsächlich funktioniert, sagt er.

Eurosign liefert viel Beschilderung für den öffentlichen Sektor. Sowohl Staat als auch Kommunen brauchen Schilder an öffentlichen Plätzen, darunter Parks, Kindergärten, Schulen, Schwimmbäder, um nur einiges zu nennen.

Von wochenlanger Arbeit – zu Stunden

Aber eine Sache hat sich geändert: die Zeit, die es braucht, ein Angebot abzugeben. Wo Eurosign früher Wochen für eine Bewerbung brauchte, kann es heute Tage dauern – oder nur Stunden. Der Grund? Cobrief.

Barhaugen nutzt das Werkzeug seit Anfang 2025.

– Öffentliche Ausschreibungen sind und bleiben sehr ähnlich, aber jetzt kann man sie tatsächlich schnell und effizient erledigen, sagt Barhaugen.

Statt einen eigenen Bid Manager einzustellen, erledigen er und das Team die Arbeit selbst. Er meint, das sei durchaus machbar.

– Ich bin mehrmals pro Woche in Cobrief und erledige zusammen mit anderen viel der Arbeit selbst. Es ist so effizient, dass wir sowohl Zeit als auch eine Vollzeitstelle sparen. Das allein bedeutet eine Einsparung von deutlich über einer Million NOK pro Jahr, alle Kosten eingerechnet, sagt er.

– Ich war schnell überzeugt. Cobrief gibt dir einen Überblick über neue Ausschreibungen, analysiert die Dokumente und zieht das Wichtigste heraus, sagt Barhaugen.

– Ausschreibungsarbeit darf kein Zeitfresser sein

Barhaugen hebt besonders die Brief-Funktion hervor, die das Wichtigste aus umfangreichen Wettbewerbsunterlagen herauszieht, sodass man nicht mehrere hundert Seiten lesen muss.

– Man sieht schnell, worauf es ankommt und wie man antworten sollte. Das macht den Prozess zielgerichteter und deutlich weniger zeitaufwändig. Es sorgt für besseren Arbeitsfluss und bessere Qualität in unseren Lieferungen. Wenn die Qualität hoch ist, steigt unsere Gewinnchance.

Cobrief wird heute sowohl für öffentliche als auch private Ausschreibungen eingesetzt – und ist ein integraler Bestandteil von Eurosigns Strategie, smarter zu arbeiten.

– Das Werkzeug macht es einfacher, die Anforderungen zu verstehen und einzuschätzen, ob wir tatsächlich teilnehmen sollten. Es gibt uns ausserdem Flexibilität – und die Freiheit, unsere Ressourcen klüger zu priorisieren, sagt Barhaugen.

Er ist sich in einer Sache klar: Technologie soll kein Schmuck sein – sie soll lösungsorientiert sein und Vorteile bringen. Eurosign hat sich zum Ziel gesetzt, zu den Führenden der Branche in Sachen Effizienz und Technologie zu gehören.

– Ausschreibungsarbeit ist kein Zeitfresser mehr. Sie soll ein Wettbewerbsvorteil sein. Und das wird sie, wenn man die richtigen Werkzeuge hat, sagt Marius Barhaugen.