Was ist ein
Verhandlungsverfahren
Auch bekannt als: Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb
Das Verhandlungsverfahren ist eine Vergabeart, bei der der öffentliche Auftraggeber mit den Bietern über den Inhalt ihrer Angebote verhandeln kann. Im Unterschied zum offenen Verfahren, bei dem die Angebote so bewertet werden, wie sie eingereicht wurden, ermöglicht das Verhandlungsverfahren einen Dialog und eine schrittweise Verbesserung der Angebote.
Wie läuft ein Verhandlungsverfahren ab?
Das Verfahren wird in zwei Stufen durchgeführt. Zunächst wird das Verfahren über eine Bekanntmachung auf TED eingeleitet und interessierte Unternehmen können einen Teilnahmeantrag stellen. Der Auftraggeber prüft die Eignung der Bewerber und lädt mindestens drei geeignete Unternehmen zur Angebotsabgabe ein.
Nach Eingang der ersten Angebote verhandelt der Auftraggeber mit den Bietern, um die Angebote zu verbessern. Es kann über Preis, Qualität, technische Lösungen und Vertragsbedingungen verhandelt werden. Die Verhandlungen können in mehreren Runden stattfinden, wobei die Zahl der Bieter schrittweise reduziert werden kann. Am Ende wird eine gemeinsame Frist für die endgültigen Angebote gesetzt.
Wann darf das Verhandlungsverfahren angewendet werden?
Nach § 119 Abs. 5 GWB steht das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb zur Verfügung, wenn die Voraussetzungen des § 14 Abs. 3 VgV erfüllt sind:
- Der Bedarf erfordert Anpassungen verfügbarer Lösungen
- Die Beschaffung umfasst Design oder innovative Elemente
- Komplexität oder Risiken machen Verhandlungen erforderlich
- Die Leistungsbeschreibung kann nicht hinreichend präzise vorab formuliert werden
Es darf nicht über zwingende Anforderungen der Vergabeunterlagen oder die Zuschlagskriterien verhandelt werden, und alle Bieter müssen gleich behandelt werden. Werkzeuge wie Cobrief helfen, Verhandlungsverfahren frühzeitig zu erkennen, damit sich Unternehmen gründlich auf die Verhandlungsrunden vorbereiten können.
Das Verhandlungsverfahren gibt dem Auftraggeber Flexibilität, die Angebote durch Dialog zu optimieren, und eignet sich besonders für komplexe Beschaffungen, bei denen der Bedarf nicht vollständig vorab beschrieben werden kann.