nicht offenes Verfahren

Das nicht offene Verfahren ist eine Vergabeart, die in zwei Stufen durchgeführt wird. Im Unterschied zum offenen Verfahren, bei dem alle Interessenten direkt ein Angebot abgeben können, beginnt das nicht offene Verfahren mit einem Teilnahmewettbewerb. Nur die vom Auftraggeber ausgewählten Bewerber werden zur Angebotsabgabe eingeladen. Das Verfahren ist in § 119 Abs. 2 GWB und § 16 VgV geregelt.

Wie läuft ein nicht offenes Verfahren ab?

In der ersten Phase veröffentlicht der Auftraggeber eine Bekanntmachung, und alle interessierten Unternehmen können einen Teilnahmeantrag einreichen. Der Auftraggeber prüft, ob die Bewerber die Eignungskriterien erfüllen.

In der zweiten Phase werden die geeigneten Bewerber zur Angebotsabgabe auf Grundlage der Vergabeunterlagen eingeladen. Sind mehr Bewerber geeignet als gewünscht, kann der Auftraggeber eine Auswahl anhand objektiver und nichtdiskriminierender Kriterien treffen. Es müssen mindestens fünf Bewerber eingeladen werden (§ 51 Abs. 2 VgV).

Wann sollte das nicht offene Verfahren gewählt werden?

• Komplexe Beschaffungen: Wenn die Erstellung und Bewertung von Angeboten aufwendig ist, reduziert das Verfahren den Aufwand für beide Seiten
• Viele potenzielle Bieter: Bei Ausschreibungen, die sehr viele Interessenten anziehen, ist eine Vorauswahl sinnvoll
• Verhandlungsverbot: Wie beim offenen Verfahren darf nicht über die Angebote verhandelt werden
• Längere Fristen: Das nicht offene Verfahren hat insgesamt längere Fristen, da es zwei Phasen umfasst

Werkzeuge wie Cobrief helfen Unternehmen, nicht offene Verfahren frühzeitig zu erkennen, damit genügend Zeit für die Vorbereitung des Teilnahmeantrags bleibt.

Das nicht offene Verfahren verbindet breiten Marktzugang mit gezieltem Wettbewerb. Durch die Vorauswahl der Bieter stellt der Auftraggeber sicher, dass nur qualifizierte Unternehmen Ressourcen für vollständige Angebote einsetzen.