Markterkundungsveranstaltung

Eine Markterkundungsveranstaltung ist ein offenes Treffen, bei dem ein öffentlicher Auftraggeber potenzielle Unternehmen und andere relevante Akteure einlädt, um eine bevorstehende Beschaffung zu besprechen. Die Veranstaltung ist eine Methode der Markterkundung und zeichnet sich dadurch aus, dass mehrere Akteure gleichzeitig zusammenkommen, um Wissen und Anregungen auszutauschen.

Wie funktioniert eine Markterkundungsveranstaltung?

Eine Markterkundungsveranstaltung wird typischerweise vor der Bekanntmachung des Vergabeverfahrens durchgeführt. Der Auftraggeber stellt seine Bedarfe und Herausforderungen vor, und die Unternehmen geben Hinweise darauf, was der Markt bieten kann und wie das Verfahren gestaltet werden sollte. Der Ablauf folgt meist diesem Muster:

• Einleitung: Ein Vertreter des Auftraggebers stellt das Projekt, die Bedarfe und den Zeitplan vor
• Fachvorträge: Präsentation technischer oder funktionaler Herausforderungen, zu denen Marktfeedback benötigt wird
• Fragen und Dialog im Plenum: Unternehmen stellen Fragen und geben offen Anregungen
• Einzelgespräche: Nach der Veranstaltung werden individuelle Gespräche angeboten, in denen Unternehmen vertrauliche Informationen teilen können

Die Veranstaltung kann vor Ort oder digital durchgeführt werden. Digitale Formate ziehen häufig mehr Teilnehmer an, da Reiseaufwand entfällt.

Wichtige Anforderungen

Jeder Dialog muss im Einklang mit den Vergabegrundsätzen stehen:

• Transparenz: Die Veranstaltung muss für alle interessierten Unternehmen offen sein
• Gleichbehandlung: Informationen, die einem Unternehmen mitgeteilt werden, müssen allen zugänglich gemacht werden
• Dokumentation: Die Veranstaltung sollte protokolliert und das Material veröffentlicht werden
• Vertraulichkeit: Schriftliche Eingaben aus Einzelgesprächen sind vertraulich zu behandeln

Im EU-Recht sind Markterkundungsveranstaltungen in Artikel 40 der Richtlinie 2014/24/EU als vorläufige Marktkonsultationen verankert. Werkzeuge wie Cobrief können Unternehmen helfen, solche Veranstaltungen über Ausschreibungsbenachrichtigungen zu entdecken, damit sie die Möglichkeit nicht verpassen, künftige Vergabeunterlagen mitzugestalten.

Eine gut durchgeführte Markterkundungsveranstaltung liefert dem Auftraggeber wertvolle Hinweise für bessere Leistungsbeschreibungen und zielgenauere Verfahren, während die Unternehmen Einblick in kommende Bedarfe erhalten und sich frühzeitig vorbereiten können.