Markterkundung

Eine Markterkundung ist der vorbereitende Dialog zwischen einem öffentlichen Auftraggeber und potenziellen Bietern vor Einleitung eines Vergabeverfahrens. Ziel ist es, ein besseres Verständnis dafür zu gewinnen, welche Lösungen der Markt bieten kann und wie der Bedarf am besten gedeckt werden kann.

Warum eine Markterkundung durchführen?

Nach § 28 VgV darf der Auftraggeber vor Einleitung eines Vergabeverfahrens Markterkundungen zur Vorbereitung und Information der Unternehmen durchführen. Dies hilft:

• Verfügbare Lösungen im Markt zu verstehen
• Bessere Leistungsbeschreibungen zu formulieren
• Hinweise zur geeigneten Verfahrensgestaltung zu erhalten
• Unrealistische Anforderungen zu vermeiden, die zu gescheiterten Verfahren führen

So funktioniert es in der Praxis

Eine Stadtverwaltung plant beispielsweise die Beschaffung neuer IT-Systeme. Vor Erstellung der Vergabeunterlagen lädt sie potenzielle Bieter zum Dialog ein. Dies kann geschehen durch:

• Einzelgespräche mit Unternehmen
• Gemeinsame Informationsveranstaltungen
• Schriftliche Interessenbekundungsverfahren
• Produktpräsentationen oder Demonstrationen

Werkzeuge wie Cobrief unterstützen Unternehmen dabei, Markterkundungen und vorbereitende Bekanntmachungen frühzeitig zu erkennen, um wichtige Gelegenheiten zur Einflussnahme nicht zu verpassen.

Wichtige Regeln

Jeder Dialog muss dokumentiert werden und die Gleichbehandlung wahren. Informationen, die einem Unternehmen mitgeteilt werden, müssen auch den übrigen Teilnehmern zugänglich sein. § 7 VgV stellt klar, dass eine vorherige Markterkundung kein Unternehmen bevorzugen darf. Bewerber oder Bieter, die an der Markterkundung teilgenommen haben, dürfen nur ausgeschlossen werden, wenn es keine andere Möglichkeit gibt, die Gleichbehandlung sicherzustellen.

Eine gute Markterkundung führt zu besseren Vergabeverfahren, spart Zeit und Ressourcen und erhöht die Chancen auf erfolgreiche Vertragsabschlüsse.