Eigenberichterstattung

Eigenberichterstattung ist ein Instrument im Vertragsmanagement, bei dem der Auftragnehmer selbst darüber berichtet, wie er die Vertragsbedingungen eines öffentlichen Auftrags einhält. Während eine Eigenerklärung als vorläufiger Nachweis in der Vergabephase dient, wird die Eigenberichterstattung nach Vertragsschluss eingesetzt, als Teil der laufenden Vertragsüberwachung.

Wie funktioniert Eigenberichterstattung?

Der Auftraggeber sendet dem Auftragnehmer einen Fragebogen, in dem dieser über die Einhaltung der vertraglichen Anforderungen Auskunft gibt. Im deutschen Vergaberecht betrifft dies insbesondere zwei Bereiche:

• Lohn- und Arbeitsbedingungen: Der Auftragnehmer berichtet über Löhne, Arbeitszeiten und Arbeitsbedingungen seiner Beschäftigten. Die Landesvergabegesetze sehen häufig Kontrollpflichten vor, denen der Auftraggeber durch Eigenberichterstattung nachkommen kann.
• Menschenrechte in der Lieferkette: Insbesondere bei Aufträgen mit Bezug zum Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) können Fragen zur Sorgfaltspflichtprüfung des Auftragnehmers gestellt werden.

Der Fragebogen sollte idealerweise zeitnah nach Vertragsschluss versendet und regelmäßig, etwa jährlich, wiederholt werden. Die Antworten bilden die Grundlage für eine Risikoeinschätzung. Ergeben sich Auffälligkeiten, kann der Auftraggeber vertiefte Prüfungen und Kontrollen durchführen.

Wann sollte Eigenberichterstattung eingesetzt werden?

• Bei Dienstleistungsaufträgen und Bauaufträgen, bei denen Tariftreue und Sozialstandards gefordert werden
• Bei Rahmenvereinbarungen mit größeren Auftragnehmern
• Wenn Auftragsausführungsbedingungen die Überwachung von Arbeitsbedingungen oder Umweltstandards vorsehen

Die Ankündigung von Berichtspflichten bereits in der Bekanntmachung kann präventiv gegen Vertragsverstöße wirken. Werkzeuge wie Cobrief helfen Unternehmen, den Überblick über Berichtspflichten und Fristen in laufenden Verträgen zu behalten.

Eigenberichterstattung ist ein zentrales Instrument, um sicherzustellen, dass öffentliche Aufträge vertragsgemäß erfüllt werden. In Kombination mit Dialog und unabhängiger Kontrolle trägt sie zu einem seriösen und verantwortungsvollen Auftragnehmermarkt bei.