eForms

eForms sind die standardisierten digitalen Formulare der EU für die Bekanntmachung öffentlicher Ausschreibungen. Die Formulare wurden durch die Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780 der Europäischen Kommission eingeführt und ersetzen die früheren Bekanntmachungsformulare von 2015. Ziel ist es, Vergabeverfahren transparenter zu gestalten, den Verwaltungsaufwand für Beschaffungsstellen zu reduzieren und Vergabedaten grenzüberschreitend leichter analysierbar zu machen.

Wie funktionieren eForms?

Wenn ein Auftraggeber ein Vergabeverfahren bekanntmachen will, füllt er ein eForms-Formular über seine E-Vergabeplattform aus. Das Formular wird validiert und an TED (Tenders Electronic Daily) zur Veröffentlichung übermittelt.

eForms wurde ab dem 25. Oktober 2023 als verpflichtendes Format für die Übermittlung von Bekanntmachungen an TED eingeführt. Der Standard umfasst 46 verschiedene Formulartypen, die den gesamten Vergabezyklus abdecken, von Vorinformationen und Auftragsbekanntmachungen bis hin zu Zuschlagsinformationen und Ergebnismeldungen.

Was ist neu an eForms?

eForms bringt mehrere wichtige Verbesserungen gegenüber den alten Bekanntmachungsformularen:

• Strukturierte Daten: Gemeinsamer Standard und einheitliche Terminologie erleichtern die Suche, Filterung und Analyse von Bekanntmachungen über Ländergrenzen hinweg
• Neue Datenfelder: Pflichtfelder unter anderem für grüne Beschaffung, EU-Mittel und Rahmenvereinbarungen
• Maschinenlesbares Format: Das eForms SDK (Software Development Kit) ermöglicht es, Formulare weitgehend automatisch durch die Vergabesysteme auszufüllen, statt manueller Eingabe durch Beschaffer
• Bessere Datenqualität: Validierung bei der Übermittlung stellt sicher, dass Bekanntmachungen alle erforderlichen Informationen enthalten, bevor sie veröffentlicht werden

Eine wichtige Neuerung ist, dass eForms die Begriffe „standard regime" für reguläre Vergabeverfahren und „light regime" für Gesundheits- und Sozialdienstleistungen und andere Dienstleistungen nach Anhang XIV der Vergaberichtlinie verwendet.

Werkzeuge wie Cobrief nutzen die verbesserte Datenstruktur von eForms, um es Unternehmen leichter zu machen, relevante Ausschreibungen zu entdecken.

eForms stellt einen wichtigen Schritt in der Digitalisierung des öffentlichen Vergabewesens im EWR-Raum dar. Für Unternehmen bedeutet dies standardisiertere und besser durchsuchbare Informationen über Geschäftsmöglichkeiten, und für Auftraggeber eine bessere Grundlage für datengestützte Entscheidungen und mehr Transparenz.