Was ist eine
Bieterkonferenz
Auch bekannt als: Bietergespräch, Markterkundungsveranstaltung
Eine Bieterkonferenz ist eine offene Veranstaltung, bei der öffentliche Auftraggeber im Vorfeld einer Ausschreibung den Lieferantenmarkt treffen. Während eine Markterkundung den formellen Rahmen beschreibt, bezeichnet Bieterkonferenz das praktische Veranstaltungsformat mit Schwerpunkt auf der Teilnahme der Unternehmen.
Wie funktioniert eine Bieterkonferenz?
Eine typische Bieterkonferenz kombiniert mehrere Elemente. Der Auftraggeber eröffnet mit einer Präsentation seiner Bedarfe, Strategien und kommenden Projekte. Anschließend erhalten die Unternehmen die Möglichkeit, ihre Lösungen vorzustellen, etwa durch Kurzvorträge oder an eigenen Ständen. Zum Abschluss werden häufig Einzelgespräche angeboten, in denen Unternehmen spezifische Lösungen vertraulich mit dem Auftraggeber besprechen können.
Die Konferenz kann physisch oder digital stattfinden. Digitale Bieterkonferenzen ziehen in der Regel mehr Teilnehmer an, da Reisekosten entfallen.
Tipps für teilnehmende Unternehmen
- Fachexperten entsenden: Auftraggeber wünschen Dialog mit Personen, die die Lösungen kennen
- Kurzpräsentation vorbereiten: Eine klare Beschreibung des eigenen Angebots und dessen Nutzen für den Auftraggeber
- Bekanntmachungen verfolgen: Bieterkonferenzen werden häufig über Vorinformationen auf TED angekündigt
- Rechtzeitig anmelden: Die Teilnahme ist in der Regel kostenlos, erfordert aber eine Anmeldung
- Einzelgespräche nutzen: Dies ist die Gelegenheit, in die Tiefe zu gehen und Beziehungen aufzubauen
Werkzeuge wie Cobrief helfen Unternehmen, Einladungen zu Bieterkonferenzen frühzeitig zu erkennen, damit wichtige Dialogmöglichkeiten nicht verpasst werden.
Die Erkenntnisse aus der Bieterkonferenz nutzt der Auftraggeber für die Erstellung besserer Vergabeunterlagen. Alle im Plenum geteilten Informationen sind öffentlich, während vertrauliche Hinweise aus Einzelgesprächen vertraulich bleiben. Die Teilnahme an einer Bieterkonferenz verschafft weder Vor- noch Nachteile im späteren Vergabeverfahren. Der Gleichbehandlungsgrundsatz gilt uneingeschränkt.