Was ist
Beschaffung
Auch bekannt als: öffentlicher Einkauf, öffentliches Beschaffungswesen
Beschaffung bezeichnet den operativen Prozess des öffentlichen Einkaufs, also die konkrete Tätigkeit des Einkaufens von Waren, Dienstleistungen oder Bauleistungen. In der Praxis werden „Beschaffung" und „Vergabe" häufig synonym verwendet, wobei Beschaffung stärker die praktische Seite betont: von der Bedarfsentstehung bis zum Erhalt und zur Bezahlung der Leistung. Das öffentliche Beschaffungsvolumen in Deutschland beträgt schätzungsweise über 500 Milliarden Euro jährlich.
Wie funktioniert der Beschaffungsprozess?
Der Beschaffungsprozess gliedert sich in drei Hauptphasen:
1. Planung und Vorbereitung Hier wird der Bedarf ermittelt, der Markt durch eine Markterkundung sondiert und die Beschaffung in die Beschaffungsstrategie der Organisation eingebettet. Die Einflussmöglichkeiten sind in dieser Phase am größten.
2. Vergabedurchführung Die Beschaffung wird per Bekanntmachung veröffentlicht und Bieter geben Angebote ab, die nach festgelegten Zuschlagskriterien bewertet werden. Je nach Wert und Komplexität kommen verschiedene Verfahrensarten zum Einsatz, vom offenen Verfahren bis zum Verhandlungsverfahren.
3. Vertragsmanagement Nach der Zuschlagserteilung wird die Leistungserbringung überwacht, um sicherzustellen, dass die Organisation die vereinbarte Leistung erhält. Gutes Vertragsmanagement ist entscheidend, um den Nutzen der Beschaffung zu realisieren.
Was kennzeichnet eine gute Beschaffung?
- Gründliche Bedarfsermittlung, denn wer seinen Bedarf kennt, macht den Rest einfacher
- Frühzeitiger Marktdialog, da Unternehmen Lösungen anbieten können, die dem Auftraggeber nicht bekannt waren
- Richtige Verfahrenswahl, abgestimmt auf Größe und Komplexität des Auftrags
- Klima- und Umweltaspekte, die zunehmend als Zuschlagskriterien berücksichtigt werden
- Professionelle Vertragsbegleitung, denn der Vertrag ist nicht das Ende, sondern der Beginn der Leistungsphase
Werkzeuge wie Cobrief erleichtern es Unternehmen, relevante öffentliche Beschaffungen zu finden und zu verfolgen.
Eine gute Beschaffung beginnt mit dem Verständnis des Bedarfs und endet erst, wenn der Nutzen realisiert ist. Der öffentliche Beschaffungsprozess schafft den Rahmen, aber die Qualität der Durchführung entscheidet, ob öffentliche Mittel effizient eingesetzt und gesellschaftliche Ziele wie Umweltschutz und faire Arbeitsbedingungen erreicht werden.